Protokoll Online-Sitzung des Zukunftsteam2.0 vom 28.1.2021

Vorbemerkung: Die Protokolle des Zukunftsteams sind sicherlich für viele von euch schwer verdauliche Materie. Uns liegt jedoch zum einen an der Transparenz und den daraus resultierenden Möglichkeiten, sich in den Przess an der einen oder anderen Stelle einzubringen. Zum anderen ist es uns wichtig, die Komplexität des Prozesses zu vermitteln, damit Ihr nachvollziehen könnt, mit welchen weitreichenden Fragestellungen wir befasst sind und warum das Projekt die Zeit in Anspruch nimmt, die es braucht, um zu soliden Ergebnissen zu führen.

Per ZOOM anwesend: Friedo, Christoph, Anja, Charlotte, Jannes, Joos (Protokoll), Cynthia, Gerold

1. Nutzungsvertrag

Bei der Frage „Nutzungs- oder Mietvertrag?“ stehen steuerrechtlichen Bedenken von Herrn Hohaus bei Abschluss eines Nutzungsvertrages gegen die Verkomplizierung der Rechtsverhältnisse im Mietrecht bei einem Mietvertrag.

In jedem Fall soll die Verfügung über vorhandenes Inventar aus dem Vertragswerk herausgenommen werden und in einer Zusatzvereinbarung mit entsprechendem Inventarverzeichnis geregelt werden.

Ebenfalls soll ein Raumverzeichnis erstellt werden mit einer Aufstellung, welche Nebenräume ausschließlich oder gemeinsam mit den Zweckbetrieben und Initiativen des Lebensgartens von der Academy genutzt werden.

Charlotte und Joos haben die Rückmeldungen des Steuerbüros sowie die Fragen und Rückmeldungen der Vereinsmitglieder und der MV in das Vertragswerk eingearbeitet. Diese Vorschläge inklusive der Gewährung des 20%-igen Rabatts für nicht-kommerzielle Veranstaltungen von Vereinsmitgliedern finden vorbehaltlich weiterer Abstimmungen mit Steuerbüro und Finanzamt grundsätzlich unsere Zustimmung. Insbesondere soll in der Zusatzvereinbarung entsprechend der Bestimmung 4.2 des Nutzungsvertrages festgelegt werden, wie die Belegungskontingente des Zweckbetriebes und seines Kooperationspartners sowie von unabhängigen Seminaranbieter*innen mit Zugehörigkeit zum Verein Lebensgarten geregelt werden sollen.

Hier steht die Befürchtung im Raum, der Verein Lebensgarten könnte durch den Nutzungsvertrag seine Zugriffsrechte insbesondere auf große Räume wie Studio und Galerie zu sehr aus der Hand geben, so dass eine Nutzung dieser Räume für Vereinsaktivitäten oder für Seminaranbieter aus den Reihen des Vereins erschwert werden könnten. Dem gegenüber steht jedoch die bisherige Praxis, nach der die Belegung dieser Räume ebenfalls im Vorfeld mit dem Seminarbetrieb abgestimmt werden musste. Die Zusatzvereinbarung soll im Sinne unserer gemeinsam entwickelten Nutzungsvision für das Gemeinschaftsgebäude eine für alle Beteiligten Vertrauen schaffende Lösung finden.

2. gGmbH-Vertrag

Jannes hat den gGmbH-Vertrag auf der Basis der Rückmeldungen von Hohaus/Hartmann umformuliert. Insbesondere sind unter Punkt 2.2.1 neben Bildungszielen auch weitere gemeinnützige Ziele aufgenommen worden. Diese Veränderungen bedürfen einer abschließenden Beurteilung durch Steuerbüro und Finanzamt.

3. Abstimmung mit Steuerbüro und Finanzamt

Christoph, Friedo, Samarpan, Jannes Charlotte erhalten den Auftrag, zeitnah das Gespräch mit den Herren Hohaus und Hartmann (Steuerbüro und Finanzamt) zu suchen, um die noch offenen Fragestellungen für die Vertragswerke (s. Liste unten) zu klären (bitte mit Protokollanfertigung).

4. Übergangsteam

Wir bitten das Übergangsteam, zeitnah zu klären, welche Aufgaben noch bis wann vom Personalteam wahrgenommen werden sollen und welche vom Vorstand bzw. dem Vereinssekretariat übernommen werden können.

5. Termine

• 15.2.2021, 16 Uhr Treffen erweitertes Zukunftsteam (dort ggf. Terminfindung für Kernteam, falls die Gespräche mit Steuerbüro und Finanzamt schon geführt wurden)
• 25.2.2021, 16 – 18 Uhr, Kernteam
• 1.4.2021 Prozessauswertung mit Birgit Tali-Menne, erweitertes Zukunftsteam und Dagmar, Kai-Uwe, Evelyn und Jan

6. Arbeitsaufträge

Was?	Wer?	Bis wann?	Anmerkung
Vertragsabstimmungen mit Steuerbüro und FA, Protokollierung bezogen auf Prüfauftrag	Christoph, Friedo, Samarpan, Jannes Charlotte	15.2. (zur Sitzung erw. Z 2.0)	Miet- oder Nutzungsvertrag, steuerrechtliche Konsequenzen gGmbH-Vertrag 2.2.1 Zwecke klären weitere Klärungspunkte s. Pkt. 7
Abschließendes Redigieren des gGmbH-Vertrages	Christoph, Jannes	Spätestens 25.2.	Nach der Sitzung mit Hohaus/Hartmann
Entwurf Zusatzvereinbarung zum Nutzungs-/Mietvertrag erstellen	Charlotte, Jannes	15.2. (zur Sitzung erw. Z 2.0)
Inventarlisten erstellen	Jürgen/Rike	25.2.	Gerold kümmert sich drum
Raumlisten erstellen mit Zuordnung der Nutzer	Rike	25.2.	Friedo beauftragt Rike
Abschließendes Redigieren des Nutzungs-/Mietvertrages	Charlotte, Joos	Nach der Sitzung des erw. Z 2.0

Fragenkatalog zur Klärung mit Steuerbüro und Finanzamt

• Überprüfung der neuformulierten gGmbH-Zwecke im Passus 2.2.1 des Gesellschaftervertrages
• Prüfung bezüglich Gemeinnützigkeitsgefahren bei teilweiser Abkoppelung des Bildungsbetriebes vom Verein – ändert sich die Beurteilung dieses Punktes durch die veränderte Gesetzeslage im Gemeinnützigkeits- und Spendenrecht zum 1.1.2021?
• Prüfung bezüglich potentieller Kredite zur Absicherung etwaiger Risiken für die Gesellschafter und die von ihnen betriebenen und von der Gesellschaft genutzten und mit Hilfe der Kredite verbesserten Objekte
• Miet- oder Nutzungsvertrag: Abwiegung der Vor- und Nachteile beider Lösungen; unsere Priorität gilt dem Nutzungsvertrag; ließe sich die Mehrwertsteuerpflichtigkeit bei den Nutzungsverträgen für Akademieräume und HH vermeiden? Gibt es noch Einwände gegen den neuformulierten Nutzungsvertrag (mit erfolgter Herausnahme aller Verweise auf Inventar/-listen)?
• Wenn im Nutzungsvertrag von einer Zusatzvereinbarung die Rede ist (Pkt. 4.2), gehört diese dann automatisch mit zum Vertragswerk und was darf darin geregelt werden, ohne das Konstrukt des Vertrages zu gefährden? Sind interne Rabatte (Pkt. 4.7) grundsätzlich zulässig?
• Gestaltung der Vertragsbedingungen mit externen Anbietern (z.B. vom alten Betrieb übernommene Anbieter)?
• Möglichkeiten der MwSt.-Steuerersparnis bei Privatvermietern?
• weitere Optimierungsoptionen