Protokoll PR Team Treffen 19.11. um 16:00 Uhr
(anwesend: Lars, Rike, Matthias (per Skype), Miriam (Protokoll))
Themen:
- Umgestaltung Webseite & Antrag auf Förderung
- langfristige Betreuung Webseite, Newsletter, Facebook & geldfreie Mitgliedschaft Miriam
- Auslagen Gästezimmer und Flyer Aushang Foyer
Umgestaltung Webseite & Antrag auf Förderung
Das Thema unseres Treffens war erneut die Umgestaltung der Webseite sowie die künftige Außendarstellung des Vereins Lebensgarten e. V.
Durch die Schließung des Seminarbetriebes ist eine Neugestaltung der Webseite notwendig, da diese zur Zeit sehr von den Themen des Seminarbetriebes dominiert wird. Als PR-Team befassen wir uns schon länger mit der Frage, was wollen wir mit der Welt teilen, wie wollen wir uns als Gemeinschaft in der Welt präsentieren, wenn der Seminarbetrieb nicht mehr die Haupt-Aufmerksamkeit einnimmt?
Uns ist bewusst, dass dies ein tiefer Prozess für die Gemeinschaft sein wird, und wir sehen hier große Chancen, uns als Gemeinschaft künftig deutlich mehr und bewusster zeigen zu können.
Wie dies in Zukunft aussehen könnte und wie die Umgestaltung der Webseite sowie die Verbindung zur Seite der künftigen Caia-Academy gestaltet werden kann, wird derzeit vom PR-Team erarbeitet. Wir wollen ein Konzept erstellen mit Ideen und Vorschlägen zur Umgestaltung der Webseite sowie zu Inhalten von Newsletter und auch der künftigen Präsenz auf Facebook als Verein Lebensgarten e.V. und als Gemeinschaft.
Diese Umgestaltung sprengt für uns als PR-Team deutlich den Rahmen einer ehrenamtlichen Tätigkeit, daher ist hier eine Idee notwendig, um den Mehraufwand irgendwie auszugleichen.
Es ist in Absprache mit dem Vorstand daher geplant, das Konzept für die Umgestaltung einschl. der erwarteten Stunden und ggf. Materialien (z. B. Tool für Webseite u. ä.) vorzuplanen. Dies wird mit dem Vorstand dann erörtert und daraus ein Antrag auf Förderung erstellt, da der Verein für diese Zwecke bereits Fördergelder erhalten hat. Es geht bei dieser Förderung ausdrücklich nicht um die Einrichtung einer langfristigen Arbeitsstelle, sondern um einen festgesetzten Rahmen eines Budgets für das PR-Team.
Das PR-Team sieht hier eine großartige Chance, auch in Zukunft eine schöne und inhaltlich ansprechende Webseite gewährleisten zu können, auf der sich der Lebensgarten, seine Geschichte, die Menschen des Ortes, unsere Projekte und Zweckbetriebe, unser Gemeinschaftsleben und die Themen, die uns hier beschäftigen, präsentieren.
Die Alternative hierzu wäre die Beauftragung einer externen Firma, die dies übernimmt, was allerdings einen deutlich höheren Kostenaufwand (kurz- sowie langfristig) bedeuten würde und aus unserer Sicht nicht sinnvoll erscheint.
Langfristige Betreuung Webseite, Newsletter, Facebook & geldfreie Mitgliedschaft Miriam
Besprochen wurde außerdem das langfristige Vorgehen, um nach der Umgestaltung der Webseite eine kontinuierliche Betreuung der Inhalte, die Erstellung eines regelmäßigen Newsletters sowie die Präsenz auf Facebook zu gewährleisten.
Das PR-Team hat sich einstimmig dafür ausgesprochen, dass wir eine Fortführung des Newsletters für sinnvoll erachten, da wir der Meinung sind, dass wir als Gemeinschaft auch ohne den Seminarbetrieb Themen haben, die sich zum Teilen mit der Welt lohnen. Auch die regelmäßige inhaltliche Gestaltung der Webseite und unsere Präsenz auf Facebook sollten aus unserer Sicht fortgeführt werden.
Als PR-Team haben wir daher abgestimmt und den Beschluss gefasst, dass wir es befürworten, dass diese Aufgaben weiterhin von Miriam fortgeführt werden (in Zusammenarbeit mit Rike, nach Bedarf), da sie sich im vergangenen Jahr bereits damit befasst hat, in die Arbeitsabläufe bereits eingearbeitet ist und das inhaltlich wunderbar macht. Miriam stimmt dieser Empfehlung zu und ist bereit, die Aufgabe fortzuführen, wenn ein Ausgleich für den Mehraufwand gefunden werden kann.
Da die erforderlichen Arbeiten den Rahmen einer ehrenamtlichen Tätigkeit unserer Meinung nach übersteigen, hat das PR-Team entschieden, für diese Tätigkeit den Antrag auf geldfreie Mitgliedschaft (begrenzt auf ein Jahr) für Miriam zu unterstützen (alternativ wäre eine Ehrenamtspauschale im gleichen Geldwert möglich, diese erfordert aber mehr bürokratischen und buchungstechnischen Aufwand, da das Geld quasi erst eingezahlt wird, um dann am Jahresende wieder ausgezahlt zu werden. Aus diesem Grund erscheint eine geldfreie Mitgliedschaft einfacher zu sein). Da Miriam den Einstiegsbetrag bereits gezahlt hat, würde die geldfreie Mitgliedschaft in ihrem Fall einem Betrag von monatlich 60 Euro entsprechen und eine kontinuierliche Arbeit von 6 Stunden pro Monat ermöglichen.
Wir haben uns im Team auch mit Gegenstimmen zu diesem Vorschlag befasst und halten eine Abstimmung hierüber in der MV nicht für notwendig, da wir der Meinung sind, dass diese Empfehlung und Entscheidung durch unser von der MV erteiltes Mandat bereits abgedeckt ist.
Die letztendliche Entscheidung über die geldfreie Mitgliedschaft wird vom Vorstand getroffen. Die Regelungen sollen ab Januar 2021 gelten.
Sollten diese Vorschläge des PR-Teams von einzelnen Lebensgärtner*Innen dennoch nicht mitgetragen werden können, bitten wir darum, dass diejenigen einen begründeten Antrag an den Vorstand stellen, warum sie diese Lösung ablehnen und wie sie die Außendarstellung des Lebensgarten e. V. in Zukunft anders gestalten wollen.
Auslagen Gästezimmer und Flyer Aushang Foyer
In den letzten Monaten hatte sich Lea im Rahmen eines Minijobs um die Betreuung der Flyerauslagen und Aushänge, die Ordnung der Bereiche im Foyer und vor der LeDi sowie die Aktualisierung der Gästezimmer-Auslagen einschl. der Abrechnung gekümmert. Dieser Job endete zum September 2020. Leider war es uns aus verschiedenen Gründen nicht möglich, diese Aufgabe sinnvoll zu verlängern bzw. an jemand anderen zu übergeben, so dass sie in Zukunft unbearbeitet bleibt bzw. im kommenden Jahr in Abstimmung mit der künftigen Academy neu gestaltet werden muss.
Folgende Fragen werden dabei zu klären sein:
- Wer ist für die Ordnung und Gestaltung der Pinnwände im Foyer zuständig?
- Wer ist für die Ordnung und Gestaltung der Pinnwände vor der LeDi zuständig?
- Wer darf was wo aushängen und soll es dafür weiterhin einen Vertrag und eine Vergütung geben? Wenn ja, wer erhält diese?
- Wer kümmert sich um die Verwaltung und Abrechnung, wenn Verträge gemacht werden, und wer kommt für die anfallenden Stunden dafür auf?
- Soll es Sonderregelungen für Lebensgärtner und ihre Angebote geben?
- Wie sieht die zukünftige Gestaltung der Gästezimmer-Auslage aus und wer ist hier für Verwaltung, Gestaltung etc. zuständig?
Diese Fragen werden wir im Laufe der kommenden Monate besprechen und mit der zukünftigen Academy abstimmen und dann zeitnah vorstellen.
Nächste Termine:
- 03.12.2020 von 15:30 bis 16:30 Uhr -> Besprechung Grobkonzept zur Umgestaltung der Webseite & Aktueller Stand der Dinge
- 09.12.2020 von 13:00 bis 16:00 Uhr -> Arbeitstreffen Konzept für Vorstand
Alle weiteren Themen, mit denen sich das PR-Team in der letzten Zeit befasst hat, sowie unser Langzeit-Online-Protokoll findet ihr zum Nachlesen unter folgendem Link:
https://docs.google.com/document/d/1kdKK62j2UrLj7gxFoWTKkQuvIJI2wNEyCdvJvQyjLSk/edit?usp=sharing