Protokoll Koordination aller Ertragsbereiche, 8.11.17

Protokoll vom 8.November 2017, 15.30 bis 17.30h

 

Anwesend: Matthias und Chris (LG), Susanne (FK), Katharina (Personal), Rike (Büro), Karl Heinz (Gebäude), Angela (Vorstand), Sylke (Vorstand, bis 16.45h), Caitanya (Küche), Arinya (SeminarleiterInnen)/Protokollschreiberin

 

Top 1 Anfrage von Petra/Buchhaltung

Petra, die neue Mitarbeiterin im Büro (Buchhaltung) fragte nach, ob sie bei der Jahreshauptversammlung während der Information von Hohaus über die finanzielle Situation anwesend sein können. Wir befürworten das, der Vorstand bespricht es und gibt ihr Bescheid.

 

TOP 2 Kehrmaschine

Karl Heinz, Friedo, Gerold und Jürgen trafen sich am gestrigen Dienstag und besprachen den Kauf der neuen Kehrmaschine. Die Gruppe hat die Art der Finanzierung beschlossen; detaillierte Informationen werden noch weiter gegeben. Friedo setzt ein Anschreiben an die BewohnerInnen im Lebensgarten auf.

 

Top 4 Fundraising

Katharina ist die treibende Kraft, das absolut notwendige Fundraising nach vorne zu bringen. Generell fällt es auch in den Bereich des Finanzkreises; Friedo, Caitanya und Katharina befürworten diesbezüglich das „Hand in Hand“-arbeiten, doch momentan ist es schwierig, da die zeitlichen Kapazitäten fehlen.

Wie bereits im Infogarten näher erklärt, ist eine Idee, die Methode von Nipun Metha aufzugreifen bzw. sich näher anzuschauen. Dabei geht es nicht um Fundraising sondern um Friendsraising, was bedeutet, einen Kreis von Freunden des Lebensgartens zu finden, die Projekte bzw. „den Lebensgarten als zukunftsfähiges Projekt“ finanziell unterstützen.

Katharina sucht dazu weiterhin Menschen, die bereit sind, mitzumachen.

Angela fängt Feuer und erklärt sich spontan bereit , dabei zu sein.

 

Top 5 Akquise

Das Anwerben  neuer Seminare bzw. Veranstaltungen ist bitter nötig!

Momentan kümmert sich keiner darum. Christian würde es gerne machen, doch fehlt die zeitliche Kapazität. Es wird die Idee verfolgt, Christine Koller probehalber drei Monate dafür einzusetzen, da es ihren Fähigkeiten entsprechen könnte. Da im Büro auch viel Arbeit aufgelaufen ist (Kur Claudia, Christine aktuell krank), ist  genau zu überlegen, was Priorität hat. Das Personalteam ist mit dem Büro am Thema dran.

Der von Arinya gemachte  Vorschlag, schnellstmöglich einen Klausurtag zum Thema Werbung(…) zu veranstalten, wurde angenommen. Gemeinsam mit Matthias werd sie das konkrete Wie und Wann besprechen und  beim nächsten Koordinationstreffen weiter nach vorne bringen. Als Termin wünschen wir uns einheitlich einen Tag im Dezember. Veranstalter wird das Koordinationsteam sein, wir wollen alle möglichst dabei sein, öffnen für weitere Interessenten und UnterstützerInnen und laden dann entsprechend ein.

 

Top 6 Weihnachtsfeier für MitarbeiterInnen

Christian schlug vor, den MA´s eine irgendwie gestaltete Wertschätzung zukommen zu lassen, da es auch in diesem Jahr nicht möglich ist, Weihnachtsgeld zu zahlen. Das wurde allgemein sehr begrüßt. Arinya schlug vor, wieder ein Mitbringbuffet (wie im vergangenen Jahr zum Ende des Teamprozesses) zu organisieren, welches von LebensgärtnerInnen für die MA´s ausgerichtet wird. Das hatte im vergangenen Jahr großen Anklang gefunden und verbindet uns LebensgärtnerInnen auch mehr mit den MitarbeiterInnen. Angela nimmt den von allen mit getragenen Wunsch mit in die Vorstandsitzung.

 

Top 7 Zuständigkeiten der Aufgaben

Arinya machte darauf aufmerksam, wie wichtig es für die Stärkung der Teams ist, dass diese bei der Regelung ihrer speziellen Aufgaben in ihrer Verantwortung bleiben. Es schien Momente zu geben, in welchen ein zu schnelles Eingreifen des Vorstandes zu Irritationen führte. Angela erläuterte noch einmal die Herangehensweise des Vorstandes, die sehr begrüßt wurde. Die Controlling-Funktion des Vorstandes ist absolut gewünscht und insgesamt wird die Art der Arbeit sehr wertgeschätzt.

 

T0p 8 Bericht aus den Teams

Matthias schlug vor, dass jedes Team einen kurzen Einblick in seine aktuelle Situation gibt. Wir hörten uns bei der Gelegenheit auch die Personen an, die nicht als Team stimmberechtigt im Koordinationsteam sind.

Caitanya, Küche: „gut sortiert, wirklich ein Team,  stehen füreinander“. Durch neue Küchenhilfen wie Ulrich, Marlene und Alia ist die Unterstützung auch in dem Bereich sehr gut. Im Frühjahr soll ein neues System ausprobiert werden, wo pro Seminar ein Koch/Köchin alleine verantwortlich ist. Vorteile sind z.B. bessere Verwertung der Nahrungsmittel, besserer Fluss im Vorbereiten.

Christian selbst würde gerne Themen wie bessere Resteverwertung, Plastikverwertung, Müllsortierung angehen; daran hapert es momentan.

Angela, Vorstand: Tolles Team, vielseitig, effizient, viele unterschiedliche Qualitäten, auch auf neuen energetischen Ebenen arbeitend

Karl Heinz, Gebäude: Die alten personellen Lücken sind gefüllt, es macht Spaß miteinander, „es wird nicht groß gelabert sondern getan“, es findet eine Werkstattoptimierung statt (viele von Karl Heinz zur Verfügung gestellte Werkeuge und Maschinen tragen dazu bei); insgesamt Arbeitsplatzverbesserung, Verbindung zum Bauhof intensiviert, tolle Zusammenarbeit

Chris, Lebensgärtnerin: für sie ist der Einblick in die Arbeit des Koodinationsteams sehr wichtig; wenig LebensgärtnerInnen interessieren sich anscheinend dafür.

Rike, Büro: Sie hatten drei Supervisionstermine mit Joos, die „eigentlich alle gut fanden“; leider wurde im Nachhinein allen nochmal klar , dass manches nicht benannt wurde. Es ist sehr viel Arbeit da, Claudia K. fehlt, Christine K. krank, alle immer wieder sehr am Limit.

Es fehlt die Zeit, sich um neue Seminare zu kümmern (die Seminare kleckern, neue, vor allem größere sind nicht in Aussicht), es fehlt die Zeit, die Situation zu entschärfen. Das Personalteam nimmt sich des Themas an. Umso wichtiger erscheint uns nochmals, einen Klausurtag dafür auszurichten.

Rike betont nochmals, dass der LG DRINGEND ein PR-Team braucht!

Arinya (SeminarleiterInnen); es besteht keine wirkliche Gruppe, es gab ein Treffen im August, welches nur vier Menschen besuchten. Einige Themen, die Arinya als relevant ansieht, sind bereits bearbeitet worden bzw. werden jetzt angegangen (Raumgebühren, Reinigungsdefizite, …)

Katharina, Personalteam: alle sind sehr engagiert, sie treffen sich jede Woche, es ist ein gutes Team, viel Arbeit, teilweise wird sehr kontrovers diskutiert, doch es gibt auch ausgleichende Personen

Susanne, Finanzmanagement: trifft sich selten (Überlastung durch andere Aufgaben), es werden Menschen gesucht, die mit helfen! Sie ist oft alleine mit der Arbeit, die Finanzen machen ihr graue Haare, alles zieht sich immer in die Länge, weil sie nicht alles schafft.

Katharina Finanzkeis: Es steht u.U. eine Erhöhung der Mitgliedsbeiträge an.

Matthias, IT-Tem: haben extrem viele Themen, zu wenig Leute, suchen dringend Unterstützung! Beim nächsten Koordinationstreffen wird er vom IT-Treffen in Wolfen berichten.

Christian / jetzt für´s Personalteam: Wichtige Bitte: Nach wie vor kommen von einigen MitarbeiterInnen die Stundenzettel nicht  pünktlich an (bis zum spätestens 3. Tag des Folgemonats). Da sich dadurch immer wieder die Auszahlungen verzögern, wird Christian zukünftig alle nicht bis zu diesem Tag eingereichten Stundenzettel erst im dann kommenden Monat bearbeiten und überweisen.