Protokoll Finanzausschuss vom 6.10.2025

Anwesend: Friedo, Jan, Marlene, Jens, Joos (Marte, Jannes sind entschuldigt)

1. Nathalie Vordenbäumen (Vorstand Choka Sangha) befürwortet eine Mitgliedschaft der Choka Sangha im Verein, um die Integration der Dauergäste der Sangha im Lebensgarten zu fördern. Wir begrüßen und befürworten diesen Schritt.
2. Digitalisierung:
   • WISO-Testphase ist abgelaufen, Dateneingabe läuft; die Aufgaben von Evelyn können vermutlich abgedeckt werden (Erprobungsphase bis Jahresende); WISO-Support ist gut; Spendenbescheinigungen werden in 2025 noch wie gehabt erstellt; für 2026 Automatisierung via WISO; To-Do: Beantragung der automatisierten Erstellung beim Finanzamt (Friedo)
   • Vereinbüro: Raumbelegung in Eigenverantwortung, perspektivisch über WISO; kommerzielle Nutzung von Vereinsräumen via Kai-Uwe geplant, alternativ via Excel-Liste; Mail werden zzt. von Jan bearbeitet; Tel.-AB mit Möglichkeit der Weiterleitung an Friedo ist eingerichtet.

3. Telefonanlage: To-Do: Prüfung durch Jannes/Olli noch offen
4. Mietverträge:
   • Einigung mit PaLS über Mietfreiheit bis 1.7.2028 erreicht; danach ggf. Möglichkeit einer Kreditierung; To-Do: Verschriftlichung (Marthe)
   • Gespräch mit Aufstellung über offene Miet- und Nebenkostenzahlungen von Café/Kneipe wurde von Friedo und Joos mit Kaya und Kamli geführt. Letztere prüfen das und sichern transparente Buchführung ab 1.8.2025 zu. Auf dieser Grundlage wollen sie einen Vorschlag für die MV erarbeiten, der in der JHV vorgestellt werden soll, so dass die Mitglieder entscheiden können, was ihnen der Erhalt von Café/Kneipe wert ist.
   • To-Do: Schriftliche Mietverträge, soweit noch nicht vorhanden, werden ausgestellt (Marthe)
5. Gebäudeteam: gemeinsames Gespräch zur Notwendigkeit priorisierter Aufgabenerledigung und Vakanz der Werkstattleitung hat stattgefunden; Entwicklung eines Prozesses für priorisierte, projektbezogene Prozesse ist in Arbeit (via Projektbogen: Projektbeschreibung => Bezifferung => Erstellung => Rechnungsstellung mit Ziffer => Weitergabe an Buchhaltung => Datev-Eingabe mit Ziffer; darüber projektbezogene Ausgabenkontrolle möglich
6. Gemeinschaftsstunden: Vorstand prüft Plausibilität, dann Info der Mitglieder über Einzug der nicht beglichenen Stunden (ggf./evt. Einbezug von Thomas Schmidt); wir befürworten dieses Vorgehen; To-Do: Benachrichtigung des Vorstandes und von Evelyn (Joos)
7. SVM/GFK: Jan führt Gespräche zur Übernahme des Zweckbetriebes durch GFK, alternativ kostendeckender Verbleib oder Schließung
8. Betriebsabrechnungsbogen ist erstellt, geprüft (Peter Frank) und verschickt
9. Förderung durch Peter Frank: scheint zu klappen; Unterstützung bei operativen Schritten zunächst im Vordergrund (Analyse mithilfe BAB, Liquiditätsplanung); weitergehende Schritte (Schwerpunkt Strategieentwicklung) voraussichtlich im Frühjahr 2026; To-Do: Rückmeldung an Peter (Jan)
10. Anfragen bei Peter Frank zu BAB: Forderungsverluste?, Übernachtungen? Fremdseminare? To-Do: Jan
11. Spendeneinnahmen bei Führungen: wo verbucht? To-Do: Marlene bespricht diesen Punkt mit Ute Gieseking.
12. Anfrage Petra Rasper zu Anschaffung Lichtpult: Abgleich mit Fördersumme nötig; To-Do: Friedo bespricht das mit ihr.
13. Lebensgarten-Rundbrief: Tim (Caia) kann sich vorstellen, den LG-Rundbrief im Rahmen einer geldfreien Mitgliedschaft zu erstellen. Wir begrüßen diese für beide Seiten vorteilhafte Lösung. Der Vorstand wird mit ihm ein Gespräch darüber führen.
14. JHV  5.11.2025: Präsentation des Jahresabschlusses 2024, aktuellem BAB und Vorschlag zu Café/Kneipe durch Finanzausschuss

Nächster Termin: Mo., 27.10.2025, 10 – 11³°, Vorstandsraum