Mandat Leitungsteam für den Seminarbetrieb
Gesamtauftrag: die hauptverantwortliche Geschäftsführung des Seminar-Betriebes (SB)
Durch die erweiterten Befugnisse der Geschäftsleitung sollen Vorstand und Mitglieder von der Überforderung durch die permanente Verantwortung für den SB entlastet werden.
Vorstand und Mitglieder geben deshalb mit der Einsetzung einer Geschäftsführung ganz bewusst einen Teil ihrer bisherigen Einflussnahme-Möglichkeit auf den SB ab.
Die Aufgaben der Seminar-Betriebs-Geschäftsleitung (SBL) sind:
– den SB wirtschaftlich und sozial erfolgreich führen
– unternehmerische Entscheidungen treffen, deren Durchführung in die Wege leiten und begleiten
– ggfs. Aufgaben an geeignete Personen delegieren und die Ergebnisse und das Einhalten des dafür vorgesehenen Zeitkontingents überprüfen
– eine strategische Ausrichtung finden, z.B. Zielgruppen (Kundenwünsche) analysieren und definieren und das Angebot auf diese abstimmen
– zeitkritische Entscheidungen eigenverantwortlich treffen
– ggfs. notwendige Umstrukturierungen vornehmen
– Mitarbeiter-Schulung und Motivierung (z.B. Fachschulungen; betriebswirtschaftliches Denken vermittlen, Personalentwicklung)
– den Seminar-Betrieb vor unangemessener Einwirkung/Beeinflussung durch einzelne Lebensgärtner schützen
– finanzielle Transparenz schaffen (Verwaltung, Küche, Seminare >> cashflow, Prognose, …)
– Finanzplanung/Haushaltsplan machen, Überwachung der Umsetzung und der Einhaltung. Einen Geschäftsplan mindestens einmal im Jahr im Voraus mit dem Vorstand vereinbaren. Etwaige Veränderungen zeitnah mit dem Vorstand absprechen.
– Preisstruktur und AGB überarbeiten
– Akquise, Kundenanalyse, PR in die Wege leiten
– bei Bedarf Fachkompetenzen (externe und interne Beratung) einholen und die Ergebnisse umsetzen
– Fördermittel aquirieren
– enge Zusammenarbeit mit dem Koordinationsgremium, Personalteam und Vorstand
– Vorstand und ggfs. MV regelmäßig über die betriebliche Situation informieren >>> mindestens halbjährig
benötigte Qualitäten:
– Führungsqualitäten, Delegations-Bereitschaft, Einsatzbereitschaft, Flexibilität
– Konfliktfähigkeit UND Integrations-Fähigkeit
– betriebswirtschaftliche Kenntnisse
– Teamfähigkeit
– Bereitschaft, Prozesse zu kommunizieren und Entscheidungen transparent zu machen
– Kenntnisse des sozialen Umfeldes
– Projektmanagement (Ressourcen, Zeit, Geld)
– klare, SMARTe, umsetzbare Anweisungen geben (SMART: schriftlich, messbar, attraktiv, realistisch, terminierbar)
Die Grenzen der Befugnisse der SBL
Der SB ist ein Zweckbetrieb des Vereins, der Verein profitiert von etwaigen Gewinnen und haftet für Verluste des SB. Außerdem prägt der SB das Image des LG entscheidend. Deshalb muss dem Verein ein Mitspracherecht eingeräumt werden.
Als gewählte Vertretung übernimmt diese Rolle der Vorstand. Er kann diese Funktion an einzelne Personen oder Teams seines Vertrauens delegieren und auch die MV über gravierende Entscheidungen abstimmen lassen.
Die SBL sorgt dafür, dass Anregungen, Verbesserungsvorschläge und Kritik von Mitgliedern Gehör finden, ohne die Mitarbeiter damit zu belasten (z.B. durch feste Sprechzeiten oder eine spezielle email-Adresse).
Konform zum Vereinsrecht setzt der Vorstand qua seines Amtes die (von der MV gewählte) Geschäftsführung ein und kann sie auch entlassen.
Darüber hinaus hat der Vorstand hat ein Mitsprache- und Vetorecht bei:
– Investitionen und Kreditaufnahmen über 2500€
– Einstellungen und Entlassungen von Personal, wenn die Finanzergebnisse wesentlich schlechter ausfallen, als im Geschäftsplan vorher mit dem Vorstand vereinbart.
– Grundlegenden Umstrukturierungen des Betriebes (z.B. Änderung der Zielgruppe, Herunterfahren des Betriebes, Wegfall des Heilhauses o.ä.)
Der (wirtschaftliche) Erfolg des SB ist ganz wesentlich von der Motivation, dem Engagement und der Einsatzbereitschaft seiner Mitarbeiter abhängig. Jeder Mitarbeiter trägt für sein Team die Verantwortung für die erfolgreiche Erfüllung der dem Team gegebenen Aufgaben.
Die SBL sollte alle betrieblichen Entscheidungen im Einvernehmen mit dem Koordinations- und Personalteam treffen. Sollte dies in besonderen Fällen nicht möglich sein, so hat die SBL die letztendliche Entscheidungsbefugnis- denn sie trägt die Verantwortung und ist gegenüber dem Verein rechenschaftspflichtig.
Bei stark konfliktreichen Themen zwischen Teams ist eine Moderation/Schlichtung/Mediation im Koordinationsteam durchzuführen, wenn die Mehrheit der Mitarbeiter dies fordert.
Sollte es auch hier zu keiner Einigung kommen, entscheidet zunächst das SBL und als letzte Instanz der Vorstand.
Ihr lieben Verfasser*innen dieses Mandats,
ich verstehe dies Mandat als euren Wunsch euch abzusichern, der aus der Vergangenheit genährt wird und frage mich, wollt ihr wirklich Menschen animieren sich so einem Mandat zu verpflichten???
Mich schreckt diese Fülle an Forderungen und Vorschlägen ab, ehrlich gesagt.
Innerhalb des Koordinationskreises gibt es vertrauenswürdige Menschen, die tagelang gearbeitet und fast Wunder vollbracht haben, um Einsicht und Ordnung in die vergangenen und zukünftigen Zahlen zu bringen. Sie haben ein Konzept gemeinsam entwickelt, das verspricht, den Seminarbetrieb zu einem Leuchtturm, der Licht in die Welt sendet, zu entwickeln. Dies Engagement gilt es zu würdigen und zu unterstützen, meine ich.
In einem nächsten Schritt steht nun an, ein Leitungsteam zu bilden. Ich meine aus denen, die sich bereits einsetzen, und vielleicht einigen weiteren Menschen, die das unterstützen wollen. Diese Menschen brauchen nun Zeit zu schauen und nachzuspüren, wieweit sie individuell bereit sind, sich für das Ziel, das sie entwickelt haben, sich mit ihren speziellen Begabungen und Kenntnissen einzusetzen und Verantwortung zu übernehmen. Zu schauen und zu erspüren, was auf der individuellen Ebene machbar und wünschenswert erscheint.
Folgende Fragen können zur Klarheit beitragen, zunächst individuell, dann im Austausch beantwortet:
1) Was will ich im Seminarbetrieb?
2) Was will ich, wenn ich Teil des Leitungsteams wäre?
3) Ist dies Ziel an das ich da gedacht habe, was ich persönlich wirklich will? Wie könnte ich es formulieren, damit es stimmig kling?
4) Kann ich mich wirklich voll und tief dafür einsetzen, ohne unter Druck zu geraten?
5) Bin ich gewillt alles zu tun, was es braucht, dies Ziel zu erreichen und auch so lange wie es erforderlich ist?
6) Wie wünsche ich mir die Unterstützung anderer Teammitglieder?
Mein Vorschlag zum weiteren Vorgehen ist, dem Koordinationskreis Zeit zu geben, sich diesen Fragen zu stellen und ein Leitungsteam zu bilden.
Das können wir gut:
Aufgaben definieren. Benötigte Qualitäten aufzählen. Bedürfnisse auflisten. Wünsche äußern. Anforderungen formulieren. Abhängigkeiten darstellen.
Das alles aufzulisten und aufzuzählen und zu formulieren, das haben wir gelernt und es fällt uns leicht. Daran arbeiten viele Menschen gerne und engagiert mit.
Und dann steht da so eine ellenlange Liste mit Wünschen und Anforderungen und „Qualitäten“ und Aufträgen und dann soll die mal eben einer (oder zwei) erfüllen. Möglichst in drei Monaten bitteschön.
Aus einiger Distanz betrachtet zeigt sich dann, dass da eine Latte von vielen Menschen immer noch ein Stückchen höher gelegt wurde, so lange, bis kein normaler Mensch da mehr drüberspringen kann. Das trotzdem zu fordern erscheint, bei Licht besehen, nur noch unmenschlich. Oder naiv. Oder beides.
Meines Erachtens kommen wir mit dieser in Gemeinschaften wohl nicht ganz ungewöhnlichen Dynamik: viele Menschen fordern, wünschen, beauftragen, delegieren und eine/r oder zwei sollen dann bitteschön liefern, nur so zurecht, dass wir diese unmenschlich lange Liste nicht als Hochsprunglatte verstehen, die – in drei Monaten bitteschön! – zu überspringen ist, sondern so wie wir während einer Nachtwanderung den Nordstern verstehen. Wir wollen nicht auf dem Nordstern ankommen aber man kann sich wunderbar daran orientieren.
Die lange Liste kann nur dann ihre abschreckende Wirkung verlieren, wenn sie als Orientierung verstanden wird — und auch wirklich so gemeint ist. Menschliche Mitarbeiter, auch geschäftsführende, können nun mal auch nur einen Schritt nach dem anderen machen. Únd als Orientierungshilfe, in welche Richtung diese einzelnen, manchmal ja auch nicht ganz simplen Schritte zu vollziehen sind, kann dann diese von so vielen hilfreichen Köpfen erstellte Liste dienen.
Aber eben nicht als Hochsprunglatte, die jetzt mal eben zu überspringen ist.
Wenn wir uns darauf einigen können, dass wir es hier mit einer Orientierung zu tun haben, dann besteht wenigstens die Chance, dass wir einen oder zwei finden, die sich in diesem Sinne (für uns!) auf den Weg machen …
lieber Jürgen,
dein nachträglicher Kommentar verwundert mich- du warst ja selbst in der Arbeitsgruppe und hast dieses Mandat mit ausgearbeitet. Du hattest immer wieder die Möglichkeit, daran Änderungen vorzunehmen und deine Wünsche und Vorschläge einfließen zu lassen.
Dass die Beschreibung für ein Team gilt und dass nicht eine einzige Person all das erfüllen kann ist selbstverständlich- darüber waren wir uns in der Arbeitsgruppe ja auch einig.
Aber natürlich lässt sich dieser Hinweis im Mandat noch einfügen.
Für Alle zur info: in der Arbeitsgruppe waren, Jürgen, Friedo, Caitanya, Joachim und Gerold, das Mandat wurde vom Vorstand noch leicht überarbeitet.
Lieber Joachim, ich sehe die Punkte als Ziele, die eine SBL anstreben sollte. Wenn es so gedacht ist, an diesen Punkten nach wenigen Monaten gemessen zu werden, ist der Stuhl wirklich zu heiß, um sich darauf zu setzen (so geschehen in den letzten Monaten). Das Ganze unter dem Stern einer magelhaften finanziellen Vergütung und Wertschätzung. Die Überforderung wäre vorprogrammiert.
Hier brauchen wir ein Umdenken. Ich weiß, wovon ich spreche.
„in der Arbeitsgruppe waren, Jürgen, Friedo, Caitanya, Joachim und Gerold“
Ihr Lieben, wie kommt es zu der Wahl dieser Menschen? Wer hat sie ausgewählt, wer hat sie wann gewählt, … war eine Frau dabei ?
Ich bin erschüttert und wünsche mir gefragt zu werden, weil ich mich für den Seminarbetrieb, für einen Neuanfang des Seminarbetriebs unter Plan 3) einsetze.
Die Latte der Forderungen kann niemand in unserem Umfeld überspringen. Es ist gut, das einmal auszusprechen. Vielleicht gibt es irgendwelche Top-Führungskräfte, die das ausfüllen könnten, aber dann gewiß über die Lebensgarten-Konditionen nur müde lächeln würden. Dennoch scheint mir wichtig, das gewünschte Profil als Zielvorgabe erst einmal zu formulieren. Es hat sich übrigens weitgehend an dem bereits vorhandenen Mandat orientiert. Das neue Mandat sieht jedoch eine Erweiterung der Befugnisse des SBL vor. Um diese zu beschränken, wurde die Kontrollfunktion des Vorstands klar definiert.
Wir können so viel und so gründlich formulieren, wie wir wollen.
Wichtig ist, mit welchem Geist es in der Realität getragen wird.
Ich habe nach meinen Erfahrungen ein sehr großes Fragezeichen, ob im Lebensgarten so etwas wie eine Leitung überhaupt WIRKLICH gewünscht wird. Ich fürchte, dass dieser innere Schritt nicht gegangen ist. Und dann wird das Ausfüllen des Mandats extrem aufreibend und macht es schwer, sich auf diesen heißen Stuhl zu setzen. Ein Leitungsteam braucht das Wohlwollen der Gemeinschaft, eine ruhige Hand des Vorstands, die Unterstützung der Gremien des SB und die Bereitschaft, einmal im gemeinsamen Prozess getroffene Entscheidungen als strategische Ausrichtung umzusetzen, Liegen diese Voraussetzungen auch in Zukunft nicht vor, werden wir die unrühmliche Tradition des Ausbrennens der zentralen Menschen im Betrieb fortsetzen.