Anwesend: JB, JF, JBR, FS, MM, JW (Protokoll), MN entschuldigt, Luana Adt (zum Reinschnuppern)
Tagesordnung:
- Buchhaltungsprozesse
Web-Form inklusive Projektziffern hat JB erarbeitet. Damit können alle Auszahlungen für Auslagen elektronisch abgerechnet werden (weitgehende Automatisierung wird angestrebt). Einführung für Herbst geplant. Mitgliedsbeiträge: Helga arbeitet zzt. noch nach dem System von Evelyn. Die Automatisierung via WISO (JBR) mit Listenerstellung etc. ist noch in Arbeit.
- Neben- und Betriebskostenabrechnung
Es gibt eine neue Liste für Zählerstände und Verbrauchsmeldungen der Versorger, die mit unserer aktualisierten Raumliste verknüpft ist. FS scannt Verbrauchsmitteilungen und erstellt mit JF und KI Liste für Jahresverbräuche. JW liefert Zählerstände für Ende 2025 an JBR. Falls möglich, soll mit der neuen Liste schon die Nebenkostenabrechnung erstellt werden; andernfalls noch einmal Weitergabe an Jörn Strauß. Dies Abrechnung sollte bis zu unserer nächsten Sitzung beauftragt worden sein. Umsetzung der Abrechnung dann durch MN (ggf. mit Unterstützung von FS). Suchen nach zusätzlichen Ressource?!
- Wie kommen wir zu verlässlichen Steuerungsdaten bzgl. unserer Finanzlage?
Zwischen den Zahlen im Jahresabschluss des Steuerbüros für 2024, unserem BAB und der DATEV-Auswertung gibt es erhebliche Differenzen, die wir mit Hilfe von Peter Frank aufzuklären versuchen. Für unsere Steuerung als Finanzausschuss entscheidend sollte zukünftig die DATEV-Auswertung sein, die das operative Geschäft widerspiegelt, allerdings ohne Berücksichtigung der manuellen Verrechnungen zwischen den Sphären, die im BAB vorgenommen wurden sowie von Abschreibungen. Die Divergenz zu den Zahlen des Steuerbüros erklärt sich vermutlich aus den Unterschieden in der Buchungslogik von Einnahme-/Überschussrechnung zur Gewinn- und Verlustrechnung sowie damit im Zusammenhang stehend unterschiedlichen Abrechnungsperioden/-logiken und einer unterschiedlichen Behandlung von offenen Forderungen, zweckgebundenen Spenden, Abschreibungen sowie Vorauszahlungen für später zu erbringende Leistungen.
- Aufwandsaufrechnung Academy/Verein
JB legt Leistungsabrechnungen über Leistungen von Caia für den Verein vor, die wir bis zur nächsten Sitzung prüfen wollen. Offen ist, ob bzw. wie die verschiedenen Mieterinvestitionen der Caia im Gebäude in der Vergangenheit von wem bezahlt wurden und wie sich das genau auf die Leistungsabrechnung auswirkt. JB bittet Peter Frank dazu um Erläuterung. Wir greifen den Punkt in unserer nächsten Sitzung wieder auf.
- Geldfreie Mitgliedschaften
JF hat uns die Regularien dazu zugänglich gemacht. Wir bitten Rike, seitens des IT-Teams mit Gerold die Aufgaben für den Verein festzulegen.
- Institutionelle Mitgliedschaften
Wir befürworten institutionelle Mitgliedschaften von Caia, PaLS und, wenn von ihr gewünscht, Choka Sangha im Verein, um dort befristet arbeitenden Menschen ein Gefühl der Zugehörigkeit zur Gemeinschaft zu erleichtern. Rike und Mira werden dafür ein Konzept für die Koordination erarbeiten.
- Sonstiges
- Einnahmen aus Führungen: Der Festbetrag (10 €) pro Führung auf unserer Web-Seite muss raus aus steuerrechtlichen Gründen; statt dessen Hinweis, dass wir uns über Spenden freuen und Bitte an IT-Team, das zu veranlassen.
- Baumpflege auf dem Gelände: Unsere Baumpfleger haben auf freiwilliger Basis erste Arbeiten geleistet. Wir bewilligen Bezahlung von Maßnahmen zu vergünstigten Konditionen für die Gewährleistung der Betriebssicherheit, nicht jedoch solche nachgelagerter Priorität.
8. Solarstrom
Wir haben bei laufendem Seminarbetrieb einen sehr hohen Stromverbrauch im Gebäude (bis zu 200 kWh pro Tag), so dass an diesen Tagen die Speicherkapazität oft schon abends erschöpft ist. (Anmerkung: Hier wäre ein Energiesparprojekt als Förderprojekt für Caia, Verein, PaLS und Stiftung dringend geboten!!) Statt dann wesentlichen teureren Strom vom Versorger zu beziehen, befürworten wir den Einkauf von Überschussstrom (sofern vorhanden) von Joachims Dächern zum Preis von 15 ct. pro kWh.
- Offene Themen Digitalisierung aller Büroabläufe, Kostenreduzierung Steuerbüro, Mieteingangskontrolle
Nächste Sitzung: Freitag, 2.10.2026, 16 – 18 Uhr, Vorstandsbüro