anwesend: Friedo, Jan, Jannes, Jens, Joos (Protokoll), Marlene, entschuldigt: Marthe
- Rückmeldung zu Marlenes Feedbackaufruf im Infogarten
Es gab zwei Rückmeldungen, eine davon wird im Folgenden beantwortet, die andere ist ähnlich lautend im Infogarten veröffentlicht.
- Stelle und To-Do’s von Petra Rasper: Nachfolgeregelung?
Sabrina hat Kapazitäten für den Verein. Wir sprechen mit ihr am 28.11.25 (JF, FS, JB, JW). Zur Diskussion stehen zwei Modelle, einmal der Aufteilung ihrer Arbeit auf zwei separate Arbeitsverträge, zum anderen die Abwicklung über einen Arbeitgeber und interne Abrechnung. Ähnliches gilt auch für die Datev-Lizenzen. Wir favorisieren die Lösung via Caia als der Institution mit dem größeren Umsatzvolumen, weil kostengünstiger und in der Handhabung einfacher, wollen aber auch Sabrina dazu hören.
Petra Rasper hat eine Übersicht über ihre Aufgaben vorgelegt. Wir kümmern uns darum, diese Prozesse neu zu definieren und Zuständigkeiten zu verteilen.
- Dachsanierung und Bezahlung der Handwerkenden
FS organisiert das nach Fertigstellung. Eine angemessene Sondervergütung für Marcus und Vlad ist vorgesehen.
- Wie geht es weiter mit dem Zweckbetrieb und wie wird er abgerechnet?
Ein Ausgabenstopp zum 1.1.2026 wird angestrebt. Offen ist die Mietsituation des Mediatorenbüros. JF und MM bereiten eine ausführliche Sachstandsdarstellung zu unseren Bemühungen um Klärung mit dem Zweckbetriebs vor, die bald veröffentlicht werden soll.
- Einführung WISO / Mitgliederverwaltung: Stand der Dinge und zukünftige Aufgaben
JBR bringt das System in Gang. Dann soll eine Ausschreibung für eine ausschließlich ehrenamtliche Mitarbeit in einer Kassenwartsfunktion für zwei Mitglieder (Vertretungssicherheit!) erfolgen.
- Miete Kneipe: Welche Modelle wollen wir den Mitgliedern im kommenden Jahr präsentieren?
Wir präsentieren den Mitgliedern im kommenden Jahr die Berechnungsmodelle, was die Weiterführung von Café/Kneipe jedes Mitglied kosten würde bzw. welchen Beitrag zur Kostendeckung sie leistet.
- Telefonanlage
Umstellung ist im Gang. PaLS äußert Interesse an einer Einbeziehung.
- Haben wir als FA einen Vorschlag zur Regulierung sozialer Härten bei der Mitgliedsbeitragserhöhung?
Denkbar wäre etwa ein Patenmodell via e-mail-Plattform oder Bieterrunden. Wir werden dazu im Frühjahr einen Vorschlag erarbeiten, wenn wir den Jahresabschluss 2025 überblicken können und wissen, welche Summe wir aus Mitgliedsbeiträgen aufbringen müssen.
- Aufgabenverteilung im Finanzteam
- Mitgliederverwaltung JBR
- Mails an den Verein JF
- Telefonerreichbarkeit FS
- Mieten JW/MN/FS
- SVM und GfK JF
- Telefon JB
- Dachsanierung/Etat FS (inkl. Bezahlung nach Fertigstellung regeln)
- Rechnungsfreigabe JF (Freigabenotwendigkeiten definieren und Rechnungen zuordnen)
- Buchhaltungsprozesse JB/JBR (Liste von Petra Rasper abarbeiten, Prozesse definieren und darstellen)
- LG-Öffentlichkeit MM
- Verschiedenes
- Rückforderungen Corona von der N-Bank: Widerspruch wurde von FS eingelegt, die Begründung dafür wird nachgereicht. Peter Frank wird angefragt, uns dabei zu unterstützen (FS).
- Gespräche von MM mit Ute Gieseking zur Verwendung von Führungsspenden sind im Gang.
- Termine
Nächste Sitzung Finanzausschuss Mo., 30.1.2026, 16 Uhr
Treffen zu Finanzprozessen und Mitgliederverwaltung Mi., 17.12.2025, 17 Uhr (JB, JBR, FS, JW)
Gespräch mit Sabrina Fr., 28.11.2025, 11 Uhr