Protokoll Coaching Seminarbetrieb – Zwischenstand „Tag 7“

Protokoll Coaching Seminarbetrieb – Zwischenstand „Tag 7“

anwesend: Joos, Evelyn, Cynthia, Kai-Uwe, Anja, Dagmar, Chris, Miriam, Jürgen und Birgit

In diesem Schritt ging es vor allem darum, die verschiedenen Stränge des bis hierher erfolgten Coaching – Prozesses wieder zusammenzuführen und einen Zwischen Check up zu machen, wo wir stehen und wie es weiter geht.

Bereiche, an denen intensiv gearbeitet wurde und auch weiterhin wird, sind:

1. Büroteam, Struktur und Prozesse SB, Zusammenarbeit und Feedbackkultur
2. Neue Geschäftsfelder, Auslastung SB, Zukunftsfähige Themen, Akquise
3. Leitung SB, Zukunft SB, Gesamtprozess, Verein – SB klären, „SB-Zukunfts-Projekt“

Hier zunächst der bis hierher erfolgte Zwischenstandsbericht aus den jeweiligen Bereichen:

1.) Büroteam, Struktur und Prozesse SB, Zusammenarbeit und Feedbackkultur (vertreten durch Jürgen, Anja, Kai-Uwe und Chris)

• Die Ist-Situation ist zur Zeit immer noch schwierig, da nicht alle Mitarbeiter zu 100% belastbar sind und Rike zur Zeit nicht da ist. Dennoch machen alle in ihren Möglichkeiten einen super Job. Es bleibt aber dabei, dass die Tagesaufgaben „fressen“. Im Coaching erarbeitete Arbeitsabläufe werden zum Teil bereits umgesetzt, einiges ist im Moment noch nicht machbar.
• Schwierig ist im Moment auch immer noch die Situation in Bezug auf Entscheidungen, die getroffen werden müssen. Hier ist das Problem der nicht vorhandenen „Leitung“ immer wieder ein Thema. Gewünscht sind klarere Strukturen und dass einmal getroffene Entscheidungen nicht immer wieder in Frage gestellt werden können, hier braucht es eine Veränderung in der bislang oft praktizierten „Reinredekultur im Lebensgarten“. In Verbindung mit einer funktionierenden Leitung für den SB sollten dann auch Bereiche wie das „Beschwerdemanagement“ und „Qualitätsmanagement“ leichter zu regeln sein.
• Zur Zeit ist der Koordinationskreis verantwortlich für die Entscheidungen, die im Seminarbetrieb getroffen werden müssen. Dies gilt solange, bis es eine andere Leitung gibt.. Allerdings beziehen sich diese Entscheidungen vor allem auf das laufende Tagesgeschäft, unternehmerische Entscheidungen fehlen. Manche Entscheidungen kann auch der Koordinationskreis nicht treffen.

2.) Neue Geschäftsfelder, Auslastung SB, Zukunftsfähige Themen, Akquise

(vertreten durch Miriam)

• Es gab eine konkrete To-Do Liste aus dem letzten Coaching, einiges davon hat funktioniert, einiges nicht. Hier ein grober Überblick:
• Es gibt eine Liste mit 100 Adressen von Seminarleitern, die ergänzt und aktualisiert wurde.
• Der Rücklauf von persönlichen Kontakten aus der Gemeinschaft lief eher schleppend; Die Akquisearbeit mit den persönlichen Kontakten gestaltet sich als wesentlich aufwendiger als gedacht.
• Die „Telefonparty“, 50 Kontakte zu Akquisezwecken „en block“ anzurufen, hat so nicht funktioniert, erfolgt bislang nur im aktuellen Tagesbedarf
• Das Konzept „Tag der offenen Tür“ – ist bislang nicht weiter verfolgt worden
• Es hat ein erstes Treffen zum Thema „Healing Week“ gegeben, hier sind wir gerade dabei, Mitstreiter, Ablauf, Konzept und mögliche Termine für 2020 zu organisieren.
• Im letzten PR-Team Treffen ging es außerdem darum, zu fragen, welche Seminare wir aus unseren Reihen generieren können. Zu den Themen: Permakultur, Klimawandel, Ökologie, Nachhaltigkeit, Mobilität, gesunde / vegane Ernährung usw. Die Idee ist, ganz gezielt Bildungsurlaube in diesem Bereich anbieten zu können. Das braucht aber viel Energie, um es zu realisieren. Es soll ein Baukasten an Modulen entworfen werden, der dann auch wiederholt verwendet werden kann.
• Ein Großteil der bisherigen „Akquisearbeit“ geht dabei auch um den Ansatz, dass der SB als Veranstalter tätig wird. Dafür braucht es Kalkulation, unternehmerische Planung, denn es werden damit zukünftige Geschäftsfelder aufgebaut. Weiterhin ist die Idee, dass durch mehr „Eigeninitiative“ aus den Reihen der LebensgärtnerInnen auch die Akzeptanz und die Verbindung mit dem SB wieder mehr gestärkt werden kann bzw. soll. Hierfür braucht es jemanden, der unternehmerische Entscheidungen trifft. Es braucht Strukturen, die auch ungewöhnliche neue Fälle in der Zukunft möglich machen.
• Der Bereich Vernetzung in andere Gemeinschaften und Ökodörfer wurde gut begonnen und durch das GEN Treffen super gefördert. Es gibt gute Kontakte zum ZEGG, die zur Zeit auch Seminare, die dort nicht möglich sind, zu uns umzuleiten bzw. weiterempfehlen. Weiterhin sind wir Teil des Gemeinschaftsinternen Projektes „Lernorte vom Morgen“ und werden uns dort an einer neuen Veranstaltungsplattform beteiligen.
• Die Webseite, der Newsletter, und auch die Facebookseite werden nun regelmäßig auch inhaltlich betreut und am Laufen gehalten. Es gab auch schon gute Feedbacks von Abonnenten auf Facebook.
• Es ist geplant , einen kurzen Imagefilm über den LG mit speziellem Blick auf den SB zu drehen, den wir von einem Profi in diesem Bereich auf Spendenbasis erhalten werden. Das Ziel besteht darin, über Synergien und Vernetzungen neue kraftvolle Energien hereinzubekommen.

3.) Leitung SB, Zukunft SB, Gesamtprozess, Verein – SB klären, „SB-Zukunfts-Projekt“

(vertreten durch Joos, Dagmar, Evelyn

Ziele dieses Projektes sind:

• Die finanziellen Rahmenbedingungen klar zu machen und zu fixieren. (Anzahl und Stunden der Mitarbeiter, Hausmeister usw.)
• Verhältnis von Vereinsmitgliedern zum Seminarbetrieb zu klären. (Welche Erwartungen können wir, z.B. die Seminarleiter aus dem LG, an den Betrieb herantragen, und welche nicht.)
• Controlling: in der Vergangenheit sind viele Aufgaben aus dem SB im Vorstand gelandet. Es muss klar werden, welche Aufgaben eine Leitung in Zukunft übernehmen soll. Themen hierzu sind: Haushalt, innerbetriebliche Kostenstellen, flexible AV, Feedbackkultur, Stunden-Effizienz der MitarbeiterInnen , Aufgabenabgrenzung Seminarbetrieb – Vorstand, Modelle des Einbringens von Gemeinschaftsstunden, Möglichkeiten der Ausgründung, Einbindung von ehrenamtlichen Mitarbeiter in einen festen betrieblichen Stundenplan usw.

• Die Projektleitung für das „SB-Zukunftsprojekt“ würde Joos übernehmen. Mit dabei sind als Kernteam: Evelyn, Jürgen, Cynthia, Anja, Miriam (ab 2020), und Jan. Nach Bedarf würden aus den verschiedenen Gremien einzelne Menschen als „Berater“ dazu geholt werden, z. B. Friedo u. Petra R. für den Bereich Finanzen etc.
• Bedingung für ein effizientes Arbeiten wären ein klares Mandat der MV und die eindeutige Regelung, dass Ergebnisse aus dieser Projektarbeit dann ausschließlich in Zusammenarbeit mit dem Vorstand und dem Seminarbetrieb umgesetzt werden können, ohne dass einzelne Schritte erst noch durch die MV diskutiert werden müssen.
• Das „SB-Zukunftsprojekt“ dient dem Zweck, die Rahmenbedingung im Dreieck Verein/Mitglieder / Seminarbetrieb / Vorstand zu definieren. Dieser Rahmen legt fest, was die Erwartungen des Vorstands und der Mitglieder der Gemeinschaft sind. Eine künftige Seminarbetriebsleitung müsste sich dann in einem internen Prozess, innerhalb dieses Rahmens selber strukturieren.
• Sollte es zu Konflikten zwischen den Mandaten und Entscheidungen der einzelnen soziokratisch eingerichteten Teams und dem „SB-Zukunftsprojekt“ kommen, kann zum einen der Vorstand vermittelnd heran gezogen werden oder Externe Vermittlung angestrebt werden. Da jedoch das „SB-Zukunftsprojekt“ vor allem den möglichen Rahmen für eine weitere Entwicklung des SB stecken soll und in dem Projekt bereits viele der betreffenden Teams vertreten sind, wird es auch hier vor allem auf die interne Kommunikation ankommen, solche Konflikte möglichst zu vermeiden.

Im weiteren Verlauf des Coaching wurden dann noch die künftigen Themenfelder, die es noch zu klären gibt, besprochen und künftige Verantwortlichkeiten geklärt. Hierbei gibt es folgende Ergebnisse:

• „SB Zukunftsprojekt“ wird mit o.g. Strukturen, Teilnehmern und unter der Leitung von Joos beschlossen. Eine Vorstellung soll auf der Dezember MV erfolgen und dann auch möglichst schon die Einrichtung des Mandates, damit zeitnah mit der Arbeit begonnen werden kann.
• Leitung Büroteam SB sollte entschieden werden. Wird nach Rikes Rückkehr im Team besprochen und entschieden.
• Einrichtung eines „strategischen Koordinationsteams“ für den SB, bestehend aus: Miriam, Anja, Jürgen und Rike (nach Rücksprache) sowie konsultativ einer Vertreterin aus der Buchhaltung. In dieser strategischen Koordination ginge es um mögliche Inhalte, z.B. ob und wie der Lebensgarten in Teilbereichen wieder mehr als Veranstalter agiert und wie neue Geschäftsfelder sinnvoll umgesetzt werden können.

Resümee des Tages:

Einige der zum Abschluss vorgeschlagenen Strukturen und Entscheidungen bringen nur das in eine „offizielle“ Form, was sowieso schon „irgendwie“ im Arbeitsalltag so passiert.

Eine klare und „offizielle“ Regelung kann hier viel Zeit, Energie und Nerven sparen und im besten Fall den SB positiv weiter bringen.

 

Das Titelbild ist das Neurographisches Protokoll des Seminarbetriebcoachings vom 02.11.2019, Cynthia. *

*(Bei Fragen zur Deutung des Bildes, zur Methode oder zu der Arbeit allgemein, wende dich am besten direkt an Cynthia, es gibt eine ganz spannende Erklärung zu dem Entstehungsprozeß)