Gesamtteamtreffen des Seminarbetriebs am 3. Juli

GESAMTTEAMTREFFEN ALLER ANGESTELLTEN DES LEBENSGARTENS

3. Juli 2018, 10-12 Uhr

Protokoll: Caitanya

Moderation: Rike

anwesend: als MitarbeiterInnen des Seminarbetriebs Jürgen, Traute, Dietmar, Frauke, Rike, Uwe L., Anne, Bärbel, Molham, Gosia, Küjtes, Marlena, Astrid, Caitanya, Claudia K., Kamli, Chris, als zukünftige Mitarbeiterin Elli Eckert

sowie Angela, Dagmar und Sylke für den Vorstand und Til für den Arbeitskreis 1 („Schaffung einer Leitungsinstanz“)

Kurze Berichte aus den Teams

GARTen (Gebäude, Außenanlagen, Räume, Technik)

Heilehaus: Traute wünscht sich weiterhin eine feste Hilfe.Sie weist darauf hin, dass noch kein Telefon zur Verfügung steht. Jürgen berichtet, dass es mit den Räumen gut laufe, sich aber die neue Telefonie als problematischer erweist, als dies im Vorfeld angenommen wurde.

Zur Zeit sei er selbst hauptsächlich mit der Telefonie und Computern beschäftigt, während sich Gerold und Molham um die Räume kümmern.

Es gibt bislang noch kein regelmäßiges Teamtreffen, was sich bald ändern soll.

Jüngere Ereignisse haben ergeben, dass einige Zuständigkeiten noch nicht klar definiert sind.

Küche/Raumpflege

Die Küche hatte im Mai einen schwierigen Engpass zu bewältigen, als mehrere MitarbeiterInnen krank oder im Urlaub waren. Hier wird namentlich Moni und Astrid für ihr schnelles und intensives Einspringen gedankt. Gosia kocht jetzt auch Mittagessen selbstständig und das funktioniert super. Anne weist darauf hin, dass die Löhne sehr niedrig sind, speziell für die Nachsorge. Sie wünscht sich eine Anpassung der Preise, um Lohnanhebungen zu ermöglichen.

Weiterhin solle es klare Regelungen für deutliche Verspätungen der Seminargruppen bei den Mahlzeiten geben.

Bärbel weist darauf hin, dass sich der Zustand der Böden in der Galerie, der Halle und dem Studio seit letzten Jahr verschlechtert hat. Jürgen merkt an, dass eine Abhilfe in der Sommerpause geplant ist.

Das Küchenteam freut sich außerdem, dass Molham wieder im Team ist.

Das Büroteam

berichtet über eine generell gute Zusammenarbeit. Computerprobleme seien immer wieder Thema, die neue Software wird freudig erwartet. Es sei manchmal schwer, den hohen Zeitaufwand der Büroarbeit zu erklären, aber die Gegebenheiten des LG und eine intensive Kundenbetreuung seien teilweise zeitaufwändig. Die neue Buchhaltung arbeite sehr effektiv. Buchungen werden neuerdings wieder direkt im SB vorgenommen. An einer zeitnahen Verfügbarkeit des Finanzstatus werde sehr intensiv und erfolgreich gearbeitet.

Rike wünscht sich weiterhin eine zweite Person im Seminarbüro, die mit ihr die organisatorische Arbeit trägt. Diesbezügliche Bemühungen seien noch nicht erfolgreich.

Das Personalteam

sieht den Betrieb grundsätzlich gut aufgestellt. Im neuen Personalteam übernimmt Petra einen Großteil der administrativen Aufgaben, da sie fast täglich im Büro ist und die Informationen und Anfragen meist direkt bei ihr landen.

Wahl eines Leitungsteams für den Seminarbetrieb

Die AG 1, vertreten durch Rike, Til, Jürgen und Caitanya, stellt die Ergebnisse der bisherigen Arbeit und der daraus resultierenden Beschlüsse bzw. Vorschläge vor:

Der zukünftige Koordinationskreis ist ausschließlich für den Seminarbetrieb zuständig.

Er setzt sich aus den VertreterInnen der folgenden Teams zusammen:
– Seminarbüroteam
– Küchen-/Putzteam
– Leitungsteam
– Personalteam
– GARTen-Team-Vertreter (Gebäude, Außengelände, Räume und Heilehaus, Technik einschl. IT)
– ein Vertreter vom Vorstand oder einem (zukünftigen) Koordinationskreis Lebensgarten
– zusätzlich kann einE VertreterIn der LG-Seminarleiter ohne Stimmrecht teilnehmen.

Die Teams sind aufgefordert, im Laufe des Julis jeweils eine Person sowie deren Vertretung zu bestimmen. In Zukunft soll der Zeitaufwand des Treffens als Arbeitszeit gezählt werden.

Zweifel an der Wirtschaftlichkeit steht der Hinweis auf die finanzielle Autonomie des SB gegenüber. Eine effektive Leitung sei eine wichtige Investition in die Zukunft.

Das neue Leitungsteam

soll im Laufe des Julis soziokratisch gewählt werden. Es besteht aus drei Personen, von denen zwei von der Belegschaft auf einer Vollversammlung am 27. August gewählt werden, eine weitere in einer Sonder-MV am 29. August.

Für die Tätigkeit im Leitungsteam wird eine Entlohnung von 13 €/h gezahlt bei einem Arbeitsumfang von 20 h pro Monat (das wären mtl. ca. 900 € AG-Brutto). Die AG 1 schlägt zudem ein einmaliges Zusatzbudget in Höhe von 900 € für den Mehraufwand der Startphase vor. Darüber hinaus gehender Zeitaufwand werde als ehrenamtliche Tätigkeit angesehen.

Ein ausführliches Feedback für das Leitungsteam ist erstmalig nach drei Monaten vorgesehen.

Offen sei die arbeitsrechtliche Umsetzung, was Aufgabe des Personalteams sei.

Til erläuterte noch einmal die Grundzüge einer soziokratischen Wahl. Er stehe gerne persönlich für Rückfragen zur Verfügung.

Die Arbeitsgruppe hatte die entscheidenden Kriterien für die Aufgaben und Kompetenzen zusammengestellt, die in der Runde noch weiter ergänzt wurden:

Aufgaben:

– Vorbereitung strategischer Grundsatzentscheidungen, die im Koordinationsgremium getroffen werden.

– soll und darf zeitkritische Entscheidungen fällen

– bewegt sich selbstverständlich im Rahmen unserer Satzung

– erster Schritt und höchste Priorität: Fundraising, um die Leitungsaufgaben und andere Projekte zu finanzieren

– Finanzplanung/Haushaltsplan, finanzielle Transparenz schaffen (Verwaltung, Küche, Seminare)

– Preisstruktur überarbeiten

– Akquise, Kundenanalyse, PR

– bei Bedarf Kompetenzen (extern und intern) einholen, bzw. Kompetenzbereiche koordinieren.

benötigte Qualitäten:

– Führungsqualitäten, delegieren können

– betriebswirtschaftliche Kenntnisse

– Teamfähigkeit

– Kenntnisse des sozialen Umfeldes

– Einsatzbereitschaft

– Bereitschaft, Prozesse zu kommunizieren und Entscheidungen transparent zu machen.

– klare , umsetzbare Anweisungen geben (SMART: schriftlich, messbar, attraktiv, realistisch, terminierbar).

Die Wahlen finden wie folgt statt:

Die MitarbeiterInnen-Versammlung am 27. August um 20 Uhr wählt zwei Personen, eine weitere wird in der Sonder-MV am 29. August gewählt.