Information des Stiftungsvorstands zur Transparenz über die Prozesse in der CAIA-Gesellschafterversammlung

Nach der letzten Finanz-Sonder-MV hat der Stiftungsvorstand das dringende Bedürfnis, die Mitgliederversammlung über die Entscheidungsgrundlagen in der CAIA-GV in Kenntnis zu setzen.

In der Sonder-MV zu den Vereinsfinanzen wurde ein wesentlicher Fokus darauf gelegt, die bisher in der CAIA-GV verhandelten Prozesse und insbesondere die Zugeständnisse des Vorstands gegenüber der academy neu aufzurollen. In der Sonder-MV fanden wir wenig Raum dafür darzustellen, wie der Vorstand die Vereinsinteressen wahrgenommen hat und dass es aus unserer Sicht zu den in der GV getroffenen Vereinbarungen keine Alternative gab. Dies möchten wir hiermit nachholen und in der nächsten MV erläutern.

Wir stimmen mit dem Finanzteam überein, dass die Finanzlage des Vereins Anlass zur Sorge gibt. Insbesondere machen die hohen Personalkosten des Vereins und dabei speziell die Ausgaben für die Hausmeisterei einen kritischen Blick auf die Ausgaben erforderlich. Bei den Hausmeistertätigkeiten ist es zurzeit nicht möglich, die Kosten zu differenzieren und nachzuweisen, wo genau sie entstanden sind und welchen Nutzern des Gemeinschaftsgebäudes sie zugeordnet werden müssen. Hier sind dringend Verbesserungen vorzunehmen, denn erst dann können sie ggf. den Nutzern des Gebäudes in Rechnung gestellt werden. Auch scheint im Verein keine Einigkeit darüber zu bestehen, ob die Vertretung des Vorstands in der CAIA-Gesellschafterversammlung ein Mandat hat, dort über die Geschicke der CAIA-academy so zu entscheiden, dass deren Bestand unter Wahrung der Vereinsinteressen gewährleistet werden kann. Schließlich stimmen wir mit dem Finanzteam überein, dass der Informationsrückfluss aus der GV zu den Mitgliedern und ihrem Organ der Mitgliederversammlung dringend verbessert werden muss.

Nun zu den Punkten, bei denen wir vermutlich nicht übereinstimmen:

1. Aufgrund mehrerer monatelanger Lockdowns und der daraus resultierenden Schließung der Räume und der Zurückhaltung potentieller Kunden im Buchungsverhalten kam die CAIA-academy zu verschiedenen Zeitpunkten der vergangenen zweieinhalb Jahre in (leider vorhersehbare) Liquiditätsschwierigkeiten. In diesen Situationen hat die GV zum einen aus juristischen Überlegungen, wegen der Lockdowns keine volle Pacht fordern zu können, zum anderen auf der Grundlage der genauen Geschäftsergebnisse inklusive der Gehaltsauszahlungen der academy sowie deren Belegungsprognosen Nachlässe bei den Nutzungsentgelten gewährt. Diese Situation war von der academy nicht selbst verschuldet und wir haben in der Folge das Jahr 2023 zum Startjahr der Pachtsteigerungen erklärt mit dem Ziel, auf der Basis gemeinsamer Lageeinschätzungen die Pacht schrittweise zu erhöhen. Hier hat der Vorstand absolut die Interessen des Vereins berücksichtigt, weil eine andere Entscheidung den Bestand von CAIA massiv gefährdet hätte. Dies hätte für den Verein und seine Gemeinnützigkeit gravierende Folgen gehabt und war daher aus Sicht aller Beteiligten in der GV alternativlos. Hätten wir im Übrigen den Seminarbetrieb in dieser kritischen Phase als Verein selbst weiterführen müssen, wären noch viel höhere Defizite und Zahlungsverpflichtungen auf den Verein zugekommen.

2. Mit einer Förderung von 5000 € hat die Stiftung die CAIA-academy unterstützt, ein Controlinginstrument zu entwickeln, mit dem die Finanzsituation der academy schnell und übersichtlich erfasst werden kann. Auf der Grundlage der so gewonnenen Daten haben wir in der letzten CAIA-GV vereinbart, auf der nächsten GV im Februar über eine Anhebung des Nutzungsentgelts für die Seminarräume zum 1.4.2024 zu entscheiden. Ein früherer Zeitpunkt dieser Anhebung erschien uns angesichts der vielen Personalneuanstellungen von CAIA, die für ein Hochfahren der Belegung nötig sind, und der daraus resultierenden kritischen Finanzlage der academy nicht früher realisierbar. Die Forderungen des Finanzteam nach einer Anhebung des Nutzungsentgelts zum 1.1.2024 auf 2000 € würde die academy überfordern und ihr Ende bedeuten. Dies hätte für die Finanzlage des Vereins verheerende Folgen, weil dann weder Pacht- noch Nebenkostenzahlungen zu realisieren wären und so schnell keine adäquate Nachnutzung für die Seminarräume erkennbar wäre. (Eine Aufstellung potentieller Leerstandskosten von Petra Rasper liegt vor.) Andererseits sind die Belegungszahlen für das kommende Jahr durchaus vielversprechend. Mit unserem Entgegenkommen und der Unterstützung von CAIA in dieser schwierigen Anlaufphase verfolgen wir daher die Intention, das Potential der academy zu bergen und damit dem Verein mittelfristig zu auskömmlichen Nutzungsentgelten zu verhelfen.

3. Wir haben mit unseren Beschlüssen in der GV anerkannt, wie zentral wichtig und zum gegenwärtigen Zeitpunkt alternativlos die academy für die Verwirklichung der gemeinnützigen Ziele unseres Vereins ist (so, wie wir es in unserer neu formulierten Satzung festgelegt haben) zum einen durch die Fortführung des Bildungsbetriebes und der Bereitstellung von Infrastruktur für unseren eigenen Zweckbetrieb, zum anderen durch die Durchführung von Kulturveranstaltungen wie dem 25-jährigen Jubiläum des Kulturimpulses Steyerberg und andere Kulturveranstaltungen, für die es viel positive Resonanz bei den Teilnehmer:innen gab.

4. Die Gegenüberstellung der mit monatlich 900 € für das Heilehaus gegenüber 500 € Pachtzahlung an den Verein könnte den Eindruck erwecken, hier läge eine Ungleichbehandlung von Stiftung und Verein vor und der Vorstand habe dabei frühzeitig klein beigegeben. Dieser Eindruck ist falsch. Vielmehr hat die Stiftung im Interesse des Vereins und von CAIA viel Geld investiert, um das Heilehaus gründlich zu sanieren (teilweise neue Bäder, Elektroinstallation, neue Küche, neues Mobiliar etc.). Außerdem haben wir eine Bürgschaft über 100.000 € für CAIA übernommen, um dem Start-up einen GLS-Bankkredit über 200.000 € als Starthilfe zu ermöglichen, ohne die ein neues Unternehmen in den ersten Jahren seines Bestehens nicht überlebensfähig sein kann. Hier haben sowohl CAIA als auch die Stiftung gleichermaßen investiert und sind ins Risiko gegangen, damit das Start-up gelingen kann. Schließlich förderten wir die academy außer durch die Finanzierung des Controlinginstruments (das sich nebenbei auch zur übersichtlichen Darstellung der Vereinsfinanzen gut nutzen ließe) durch reduzierte Mieten für das Heilehaus sowie für den Rosenanger 36 (mit dem Nutzen für den Verein u.a. in der Nachfolgeregelung mit Marcus Rübbert für Jürgen Windhorn). Diese Zukunftsinvestitionen brauchen jedoch auch eine Refinanzierung, die über die (immer noch subventionierte) Miete und die Kreditrückzahlungen an die GLS-Bank abgesichert werden müssen.

5. Unabhängig davon hat die Stiftung wie in den Vorjahren  z.B. in 2023 verschiedene andere Zuwendungen an den Verein wie z.B. für den Jugend- und Kinderraum (15.000 €) geleistet. Von unserem Stiftungszweck her sind wir ausschließlich der Förderung gemeinnütziger Projekte im Bereich der Erziehung, Volks- und Berufsbildung sowie der Kunst und Kultur und insbesondere der Förderung der gemeinnützigen Zwecke des Lebensgarten e.V. verpflichtet und weisen das durch unsere Spendenpraxis aus. Hier einen Interessengegensatz zum Verein Lebensgarten zu konstruieren, erscheint uns haltlos.

6. Aus unserer Sicht ist die Analyse der Finanzlage des Vereins noch zu unvollständig und es wäre fatal  – und für die Mitarbeiter:innen der academy maximal entmutigend – dafür wesentlich die entgangenen Pachtzahlungen der academy verantwortlich zu machen. Dabei kommt zum einen zu kurz, dass die academy (wie in ihrem Statement im Infogarten deutlich gemacht) in den Jahres ihres Bestehens hohe Fördersummen eingebracht hat, die dem Verein (Sanitärräume, Küche, KuKü) zugute gekommen sind. Zum anderen ist es offensichtlich nach dem Ende des Seminarbetriebes noch nicht gelungen, genau zu differenzieren, wo genau und in welchen Bereichen (Buchhaltung, Hausmeisterei, Zweckbetrieb SVM) diese hohen Personalkosten entstehen und ggf. die Ausgaben des Vereins dem geringer gewordenen Aufgabenvolumen der Mitarbeiter:innen anzupassen.

7. Schließlich sehen wir für eine Neuaushandlung des Nutzungsvertrages keinen erkennbaren Grund. Solange das ursprünglich vereinbarte Nutzungsentgelt nicht von CAIA zu leisten ist, besteht immer ein Sonderkündigungsrecht für den Verein als Eigentümer. Außerdem heißt es im § 3.3 des Vertrages: „Im Falle einer positiven Veränderung der wirtschaftlichen Verhältnisse des Nutzers findet eine Neufestsetzung des Nutzungsentgeltes statt. Jährlich wird auf der Gesellschafterversammlung des Nutzers evaluiert, ob eine Anpassung des Nutzungsentgelts zum darauf folgenden Geschäftsjahr vorzunehmen ist.“ Darüber hinaus ist im § 8 des Nutzungsvertrages geregelt, dass der Nutzer für die Instandhaltung der Küchenanlage sowie von Fenstern, Türen, Toiletten etc. sowie Schönheitsreparaturen im Geltungsbereich des Vertrages selbst zuständig ist. Dies wurde so strikt eingehalten.

Auf dieser Basis der wechselseitigen Vernetzung von CAIA und dem Verein Lebensgarten und der dementsprechenden Notwendigkeit der gegenseitigen Unterstützung machen wir folgende Vorschläge:

1.  Wir schaffen ein klares Mandat für den Vorstand (ggf. unter konstruktiver Einbeziehung des Finanzteams), durch das ihm das Vertrauen ausgesprochen wird, die Belange des Vereins in der CAIA-GV zu vertreten.So können wir für die academy ein verlässliches Gegenüber bleiben und verhindern, die MV erneut in die problematische Situation der indirekten Betriebsführung zu bringen und die Leitungsstrukturen, wie wir sie seit Mitte der 2010-Jahre für dringend erforderlich erachtet haben, wieder zu verwässern oder durch Parallelstrukturen zu schwächen.

2. Das Vorstandsmandat wird mit einer Informationsverpflichtung gegenüber der MV über die Entscheidungen in der CAIA-GV verknüpft.

3. Ausgestattet mit diesem Mandat soll der Vorstand auf der Februar-GV von CAIA eine Erhöhung des Pachtentgelts zum 1.4.2024 anstreben. Weitere Erhöhungen sollen vorgenommen werden, so bald es die Finanzlage der academy erlaubt. Diese können ggf. auch über das ursprünglich vereinbarte Nutzungsentgelt hinausgehen.

4. Wir erklären, dass es im Bezug auf die Vergangenheit abgesehen von seitens des Vereins noch nicht gestellten Nebenkostenabrechnungen keine offenen Forderungen an die academy gibt. Wir betrachten die gegenüber den ursprünglichen Entgeltverpflichtungen erlassene Pacht als Beitrag des Vereins zur Förderung der academy und als Anerkennung der von ihr geleisteten Arbeit sowie der von ihr eingeworbenen Fördergelder. Damit realisiert der Verein einen wesentlichen Beitrag seines gemeinnützigen Auftrages.

5. Hausmeisterkosten, die zukünftig anfallen und die in Abstimmung mit CAIA und für CAIA verwendet werden und nachgewiesen werden können, werden CAIA ab 2024 in Rechnung gestellt.

6. Der Nutzungsvertrag kann in der bestehenden Form weitergeführt werden.

Euer Stiftungsvorstand

Antje, Friedo, Jan, Joos, Samarpan