Protokoll Seminarbetrieb Intensivtage 19. u. 20.3.2019

Stichwortprotokoll vom 19. u. 20.03.2019

Teilnehmer:
Gerold, Kai-Uwe, Arinya, Jürgen, Caitanya, Rike, Tim (Moderation)
Teilweise: Christoph, Danni, Joachim, Uwe Lüpkemann, Regine St., Katharina, Petra Rasper, Chris

Wir sind aus gegensätzlichen Positionen heraus, mittels Durchleuchtung unterschiedlichster Aspekte, zu einem gemeinsamen Konzept und zu einer Ausrichtung gekommen.
Nachdem wir mit 5 sehr unterschiedlichen Konzepten, als Zukunftsscenarien und Modellen, begonnen haben:

Modell 1 – „Heilhaus pur“

Verkleinerung des Bildungsbetriebs auf das Heilehaus
Zukunftsplan nach Erfüllung der bestehenden Verträge
Für Selbstversorger und kleine Bekochung.
Braucht: Renoviertes HH und Küche.
Personal: 1 Bürokraft, 2 Reinigungskräfte, prozentual Hausmeister
Nötig: Kündigungen, eine Reihe von weiteren Konsequenzen
Der Verein/die Gemeinschaft trägt die Kosten für Ginsterweg 3

Modell 2 – „Heilehaus + Specials“

Wie Modell 1 plus besondere Einzelseminare (wenn lukrativ)
Studio oder andere Räume müssten vom Verein/Gemeinschaft (dann alleiniger Träger von Ginsterweg 3) gemietet werden.
Küche & Honorarkräfte werden bezahlt oder als Ehrenamt oder freie Mitarbeiter
Offene Punkte:
fehlende/verminderte Einnahmen durch Essen?
Organisation / Ausrichtung ohne Kraft?
Können Fixkosten damit gedeckt werden? (Unwahrscheinlich)
Flexibilität / Forderungen erhöhen Kosten (Seminarräume)
Wie kann 1 Bürokraft alles organisatorisch abdecken?

Modell 3 – Ist-Zustand verbessern

Prognose überarbeiten [ist gemacht worden, muss noch um Überarbeitung der Steuer-Situation ergänzt werden]
Kriterien festlegen (monatl. E-Ü-Rechnung)
passende Maßnahmen durchführen
die Struktur gleitend (ohne große Brüche) verändern
Personalstand gemeinsam m. Verantwortlichen anpassen u. Lösungen erarbeiten
sinnvolle Flexibilisierung (Arbeitsplatz-Flexibilisierung)
Effizienz u. Gesundung
Coaching (extern) ist nötig
Renovierung Heilehaus + Preisanpassung -> Diskussion
Fokus auf Akquise u. Auslastung
Maßnahmen:
evtl. Einstellung Akquise-Kraft [Antrag an Monika-Bonnen-Stiftung ist in Arbeit]
strategische Ausrichtung erarbeiten
soziale Kultur pflegen u. entwickeln
Motivation klären. Warum machen wir das Ganze? / Innere Ausrichtung u. Ziele
Möglichkeiten zur weiteren Nutzung des Heilehauses (z. B. für Selbstversorger) werden erarbeitet.
Friendraising
Treffen der Sem.Leiter mit Vertreter des Sem.Betriebs regelmäßig zwecks Abstimmung und Anregungen einrichten.
Kooperation / Synergie zwischen Sem.Betrieb und Zentrum GfK u. Schule f. Mediation optimieren

Modell 4 – Privatisierung

(Z.B. wie im ZEGG)
offene Punkte:
Auflösung der Gemeinnützigkeit? Evtl. mit großen, rückwirkenden Steuer-Nachzahlungen
Nur gut geplant machbar, aber theoretisch denkbar.
Ungeklärt: Wer macht es?
Übergang wie möglich?

Modell 5 – Schließung

Offene Fragen:
Gemeinnützigkeit – Satzungszweck
Welche Alternativen gibt es?
Instandhaltung Ginsterweg 3 – Kosten trägt wer?
Selbstverständnis Gemeinschaft?

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Weiterverfolgt haben wir schwerpunktmäßig das Modell 3 mit der Ausweich-Lösung „Plan B“ einer starken Verkleinerung entsprechend Modell 2.

Folgende konkrete Punkte wurden als nächste Schritte genannt und z. T. schon begonnen:

Heilehaus

Arinya und Gerold: Grundgedanke: Was ist nötig, um das HH funktionaler und attraktiver zu machen. Auch im Hinblick auf Preisanpassung. Arinya möchte gerne die Zimmer ästhetisch aufwerten. Sie hat eine Liste gemacht, was dekorativ, nur teilweise technisch, gemacht werden könnte. Die Räume sollen ein besonderes attraktives Ambiente bieten, mit minimalen Mitteln farblich gestaltet werden. Ihr Angebot ist, einen Kostenvoranschlag (Normalpreise) erstellen, bietet aber an: Erst einmal alle Stunden nur zu notieren …
Für die Zimmer, so schlägt sie vor, könnten Patenschaften übernommen werden …
Sie braucht ca. 300 Euro für Material. Der Vorschlag wird einstimmig angenommen. Zeitlich muss das ganze in Arinyas Plan und in die Belegung integriert werden.

Zur Küche Heilhaus: (müsste Gebäudeteam machen)
Es bräuchte eine Vergrößerung der Arbeitsfläche. Ziel ist Verbesserung der Arbeitsbedingungen für Selbstversorger für max. 20 Teilnehmer. Gerold kümmert sich um günstige Schränke.

Petra Völker hatte den Impuls, Fundraising für neue Matratzen zu machen.

Arbeitseffiziens

Arbeitsplan Heilhaus und Putzen etc. Gem.Gebäude
Gerold und Jürgen erarbeiten einen einfach überschaubaren Plan für die möglichen Stundenkontingente.

Personalteam – Vorschläge:

Stundenkontigent (z. B. für Putzen Sem.Räume, HH, …)
Worker einbeziehen (Vorschlag von Christian)
Reinigungskräfte effizient einsetzen (Arbeitsplan u. Stundenkontingente)
Mitarbeiter-Motivation
Putzplan wann – was – wo – wie lange
Küchenteam für ein WE

Vorschläge allgemein:

Raumkosten:
(Fluss-Diagramm o. ä.) wird von Kai-Uwe, Friedo und Buchhaltung neu erarbeitet.

Akquise
Bei der Monika-Bonnen-Stiftung wird ein Antrag gestellt, Akquise-Personal zu unterstützen.
Spontanideen und … sollen an akquise@lebensgarten.de gemailt werden.
Frage: Wer ist hier Fokusperson?
Vorerst sammelt Kai-Uwe die bisherigen Ideen. Evtl. auch Marthe? – Kommt in den Verteilung
Regina ist bereit, vorerst Mails zu beantworten.

Bewusstsein für unsere Motivation u. Handeln entwickeln.
Katharina und das Leitungsteam werden zu einer Veranstaltung einladen.

Raumkosten:
Der Fluss der Raumkosten soll neu geregelt werden.
Die Frage bleibt: Wer trägt die Arbeitslast der Organisation der Raum- und Facility-Nutzung ???

Verhältnis von Verwaltung Verein / Gemeinschaft versus Seminarbetrieb
Allgemein Vereinsangelegenheit (Anrufe von Gemeinschaftsinteressierten etc.) werden im Seminarbetrieb bearbeitet.

E-Ü-Berechnung
Am Beginn jedes Monats soll eine EÜ-Rechnung aufgestellt werden.

Stornokosten / Möglichkeiten für kleine „Versuchsballon-Seminare“
– besonders bei neuen Seminaren oft eine Hürde für Seminarleiter
Speziell für Lebensgärtner sollen – in Absprache, als Ausnahme – in flauen Zeiten spezielle Konditionen für Versuchsballon-Seminare gewährt werden.
Durch solche Absprachen darf gleichwohl dem Seminarbetrieb kein Verlust entstehen.
Dieses Verfahren ist beschlossen.

Konzepte für Selbstversorger, besonders kleine Gruppen
Für kleiner Gruppen besteht Bedarf, im LG Gelegenheiten zu schaffen, evtl. als Selbstversorger eine Form zu finden.

Raumkosten
Die Idee, die Raumkosten auf die TN zu verteilen, wird aus organisatorischen Gründen verworfen.

Thema: Pakete für Seminarleiter / Anfrage: Basispaket MIT Nutzung der Website
wird in Koord.Team verlagert

Wochen-Seminare
Rabatte sollen gewährt werden für Seminare die >= 4 Tage dauern UND So. abend oder Mo. anfangen.
Dafür muss das Buchungsprogramm angepasst werden.
Der Rabatt soll voraussichtlich bis zu 10 % vom UVP + TP betragen.
Diese Regelung ist damit beschlossen. Kai-Uwe wird diesen Vorschlag noch einmal durchkalkulieren, um zu gewährleisten, welcher Prozentsatz lukrativ bleibt.

Dieses Angebot wird in einem Newsletter für die Sem.Leiter bekannt gegeben.

Coaching
Vorschläge: A) Birgit — bis zu 10 Tage innerhalb 9 Monaten. – Es gibt € 800,- Förderungsmöglichkeit
B) Doreen — (1 Tag)
Ein Coaching soll stattfinden, die Entscheidung ist auf Mittwoch verschoben, wenn weitere Infos eingeholt worden sind.
Gewünscht ist ein Beginn so früh wie möglich.

Finanzteam- / Buchhaltungstreffen
Ergebnis: Kai-Uwe wird mit Uwe L. noch einmal klären, wie die Steuern in den Bilanzen kalkuliert werden müssen.

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Gesamtresümee:

Wir sind aus gegensätzlichen Positionen heraus, mittels Durchleuchtung unterschiedlicher Aspekte, zu einem gemeinsamen Konzept und einer Ausrichtung gekommen.
Kai-Uwe gibt eine klare Empfehlung, den Seminarbetrieb nach dem besprochenen Modell (Modell 3) zu entwickeln und weiterzuführen. Petra, Uwe und Joachim hatten Einblick in die von Kai-Uwe vorgelegte Kalkulation/Prognose der zu erwartenden Einnahmen für 2019. Die Beteiligten konnten die Zahlen nachvollziehen (Umsatzsteuer ausgenommen) und bei einer monatlichen Kontrolle und Aktualisierung einem weiterem Vorgehen in der vorgeschlagenen Richtung zustimmen. Das unternehmerische Risiko bleibt beim Seminarbetrieb.
Dieses Konzept kann aufgehen, wenn wir noch ca. 600 Teilnehmertage für dieses Jahr einwerben können und gleichzeitig die im Modell 3 benannten Maßnahmen konsequent durchführen. Auch von daher ergibt sich die Wichtigkeit der Akquise.
Als Plan B – für den unwahrscheinlichen Fall, dass das bearbeitete Konzept sich wider Erwarten doch nicht verwirklichen lässt – soll eine Entwicklung des Modells 2 im nächsten Koord.Team Treffen erarbeitet werden.
Termin: Mi., 27.3. ab 15 Uhr.

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THEMEN FÜR KOORDINATION-TEAM:

Nächstes Mal:
Pakete für Seminarleiter: Anfrage: Basispaket MIT Nutzung der Website möglich?
Allgemein Vereinsangelegenheit (Anrufe von Gemeinschaftsinteressierten, Raumnutzungsverwaltung etc.) werden im Seminarbetrieb bearbeitet.
Konzepte für Selbstversorger, besonders kleine Gruppen
Für kleiner Gruppen besteht Bedarf, im LG Gelegenheiten zu schaffen, evtl. als Selbstversorger eine Form zu finden.

Übernächstes Mal:
Küche Verbesserung (f. Selbstversorger) Heilhaus.
Am 10.4.: Vorstellung der neuen betriebswirtschaftlichen Einschätzung (vorbereitet von Petra, Kai-Uwe und Christian)