Klausurtag 26.11.17 Protokoll

Protokoll des Klausurtages Finanzen am 26.11.2017

anwesend: Caitanya, Til, Andree, Regine S., Madhukar, Eva-Regine, Stephan G., Kai-Uwe, Karl-Heinz, Ute, Susanne, die das Protokoll schreibt

• Einstimmungsrunde mit der Frage was glaube ich, warum meine Sitznachbarn heute hier sind. Alle Vermutungen wurden dann noch durch die eigene Motivation ergänzt.

• Der Tagesablauf wurde vorgestellt. Die Idee war, dass erst mal Zahlen vorgestellt werden, dann soll es ein Brainstorming geben. Nach der Mittagspause stellt Stefan vor , wie man seine Außenwirkung einschätzen kann, dann wird das Prinzip des Businessplans vorgestellt und dann werden wir das Brainstorming versuchen zu tragfähigen Modellen zusammen zu fassen.

• Caitanya hat am Vorabend die Zahlen aus dem Abschluss 2016 bekommen. Er hat sich verschiedene Gedanken dazu gemacht. Ersteinmal gab es 2015 einen Verlust von 80.000 € in 2016 „nur“ noch einen Verlust von 57.000 € ein guter Trend, der sich aber höchstwahrscheinlich 2017 nicht fortsetzt. Nach dem, was wir in der Jahreshauptversammlung gehört haben, müssen wir mit Einbußen von 10 – 20% rechnen.

  Was sind unsere Einnahmequellen?

  1. Übernachtungen

  Übernachtungen kosten den Gast zwischen 22 und 40 € pro Person und Tag(Nacht) im Durchschnitt also ca 30 € . Die Gäste übernachten zu 50% im Heilehaus und zu 50% bei privaten Bettenanbietern, wobei wir mehr Betten bei privaten AnbieterInnen haben, als im Heilehaus. Von dem Übernachtungsgeld bei den privaten Anbietern verbleibt 1/3 im Betrieb und 2/3 werden an die AnbieterIn gegeben.

  2. Verpflegung

  Der Tagessatz für die Verpflegung beläuft sich im Moment auf 33 € pro Gast. 8 € davon werden für den Wareneinsatz benötigt, bleiben also für den Betrieb noch 25 €

  3. Tagespauschale

  Die Tagespauschale beträgt zur Zeit 11 € pro Person und Tag. (Wobei an dieser Stelle wieder Unklarheit herrscht, ob die Tagespauschale für alle gilt, da sie in Raumkosten und Orgagebühren aufgeteilt wird, oder nur für die Gäste, die nicht auch eine Übernachtung gebucht haben).

  4. Raummiete

  Die Mieten für die Seminarräume belaufen sich auf wenigstens 55 € (Bambusraum) und höchstens 340 € (Studio). Wenn man davon ausgeht, dass die Räume nach dem Bedarf gemessen an der Teilnehmerzahl, gebucht werden, kann man davon ausgehen, dass 5 – 10 € pro Teilnehmer anfallen.

  Nach grobem auf- und abrunden errechnet Caitanya einen Rohertrag von knapp 70 € pro Teilnehmertag.

  Dem gegenüber stehen Kosten von ca. 200.000 €

  Es ist eine kleine Rechenaufgabe herauszufinden, dass wir nach diesen Zahlen knapp 3000 Teilnehmertage brauchen, um unsere Kosten zu decken. Warum das Geld nicht reicht, bleibt an dieser Stelle unklar. Allerdings sind bei dieser Rechnung Abschreibungen und viele kleine Positionen im Jahresabschluss nicht berücksichtigt, die der Finanzkreis noch detailliert zusammenstellt, um ein genaues Bild zu bekommen, welche Kosten den Einnahmen tragischerweise gegenüberzustellen sind. Erst dann ist eine tragfähige Aussage möglich, wie viele TN beim bisherigen oder alternativen Konzepten nötig sind, um die Kosten zu decken.

Brainstorming zu dem Thema, was kann das Potenzial haben, Gewinn zu erwirtschaften:

• Auslastung verbessern

• nur Themen behandeln zu denen die LebensgärtnerInnen Bezug haben

• Umbau vom Dienstleistungs- zum Bildungsbetrieb (siehe Caitanyas Ausführungen im Infogarten)

• Spa-Bereich

• Focus 60+

• Generationskonzept (für alle Altersgruppen Angebote anbieten)

• Fördergruppe „Freunde des Lebensgarten“ ins Leben rufen und ein jährliches Fest für sie organisieren

• Fahrradverleih

• Tourismus – Einzelgäste

• betriebliche Fortbildungen (Firmen rein holen, die hier ihre Ausbildungen und betrieblichen Fortbildungen, Klausurtagungen abhalten. Denen könnte man als zusätzliche Bausteine auch noch Meditationen und z.B. Massagen anbieten)

• lange Ausbildungen in der Woche (so wie GfK oder Mediation)

• Bau eines neuen Bettenhauses

• LebensgärtnerInnen als Multiplikatoren, die Lgs auch aktiv ansprechen, ob sie noch Ideen haben, wer hier Seminare abhalten könnte, so wie Declan es immer wieder macht.

• Co-working – Co-living, drei Wochen Spezialisten, danach eine Woche Präsentation

• Kulturkreative anlocken

• eigenes Potenzial des Lebensgartens weitergeben per Gemeinschaftswochenenden, thematische Ansätze sammeln

• Akquise bei erfolgreichen Seminaranbietern, versuchen sie in den Lebensgarten zu locken. Kennenlernangebote?

• Alternative VHS

• „normaler“ VHS Räume anbieten

• Tanzveranstaltungen, Chöre, Klausurtagungen, Projekttage von Schulen im Lebensgarten abhalten

Pause

• Einstimmen mit Meditation

• Was ist in den letzten zwei Jahren gut gelaufen im Seminarbetrieb?

  Herzliche Stimmung unter den MitarbeiterInnen

  Er ist personell wieder in die Mitte gerückt

  dass Menschen wieder integriert sind

  dass er Menschen die Gelegenheit bietet eine neue Berufsidentität zu entwickeln

  demokratische Strukturen, flache Hierarchien

  Bioküche

  harmonisches Küchenteam

  mehr Engagement

• Til stellt vor, was ein Businessplan ist:

  Mit Hilfe eines Businessplans ist es einerseits möglich sich Klarheit darüber zu verschaffen, was ist eigentlich genau die Idee und wo liegen die Herausforderungen. Welche Fähigkeiten braucht es zur Umsetzung meines Plans, wer sind meine Mitbewerber. Muss ich alles allein machen oder gibt es Menschen, die mir genau die Fähigkeiten zur Verfügung stellen können, die ich selbst gerade nicht habe. Wie ist der Markt drumherum. Was ist das Alleinstellungsmerkmal, das Besondere, an genau meinem Konzept. Wie bringe ich es in die Welt, in welchem Umfeld mache ich meine Idee bekannt. Wer kann mein Partner sein. Andererseits besteht der Businessplan aus einem zweiten Teil, der sich mit den Zahlen beschäftigt. Hier geht es um einen Finanzierungsplan und um eine Umsatz- und Rentabilitätsvorschau, diese ist für potenzielle Kapitalgeber relevant, um zu errechnen, ob sich eine Beteiligung für sie lohnen könnte.

  Der Businessplan ist der Plan an dem man sich misst. Hier kann man sehr schnell sehen, ist es so gekommen, wie ich gedacht habe oder nicht.

  Es kristallisieren sich drei Bereiche für den Nachmittag heraus:

  Seminarbetriebsauslastung verbessern

  Akademieprojekt (Caitanya)

  Co-working & Co-living (Til)

Bevor wir diese drei Bereiche bearbeiten, machen wir noch eine Runde zu der Frage: Was sollen wir heute Abend erreicht haben bzw. was sollen wir erreicht haben, damit ich zufrieden nach Hause gehe, der Tag ein Erfolg war?

• Der Seminarbetrieb soll den Paradigmenwechsel hinbekommen.

  Vom Dienstleister zu wir möchten etwas gestalten und wir verstehen uns als jemand, der etwas zu bieten hat, was wir in die Welt geben wollen

• wenn wir es schaffen würden eine Liste von Ideen zusammenzustellen, wie wir es schaffen können mehr Kundschaft zu begeistern und die Organisationsstrukturen zu verschlanken.

• Akademiegedanken ausarbeiten

• Richtungen und Methoden, die eingeschlagen werden in der Realität verankern.

• Ausrichtung gut und auch gut, dass die Energie jetzt gebündelt wird und dass wir es schaffen die Energie zu halten. Einigkeit in den nächsten Schritten.

• Brainstorming, was wollen wir als LebensgärtnerInnen eigentlich. Wo sind die Risiken, haben wir das Personal? Passt das neue auch in den Lebensgarten? Können wir die verschiedenen Konzepte auch nebeneinander stellen.

• Dass wir abends klar haben, wo wie die meiste Kraft sehen

• wo sind die Schwachstellen, wo liegen die Fehler?

Da einige Teilnehmer uns zu diesem Zeitpunkt verlassen wollen, bitten wir Stephan noch sein Modell zur Standortbestimmung vorzutragen, bevor sie gehen.

Image:

Stephan stellt ein Werkzeug zur Standortbestimmung vor: Die Idee ist, dass man Aussagen, Spiegelungen der Mitwelt über z.B. den Lebensgarten sammelt und eine Liste der Potentiale erstellt. Diese dann in schwach oder stark, Risiko oder Chance einteilt und diese Bewertung dann in eine Matrix einträgt, man erhält dann ein Bild, das zwar Subjektiv ist, da man ja selber die Klassifizierung vornimmt, aber doch Tendenzen aufzeigt.

Spiralgespräch zum Thema Verbesserung der Auslastung des Seminarbetriebs:

• Ich finde die Akquise bei erfolgreichen Anbietern vielversprechend. Besonders Anbieter anfragen, die Wochenseminare anbieten.

  PR-Veranstaltungen wie Tag der offenen Tür

  Gruppen ansprechen, die z.B. Tanzboden brauchen

  LebensgärtnerInnen als Multiplikatoren

• Potentiale ausarbeiten und die dazu passenden Kunden einladen

• herzlichere Atmosphäre, gucken, dass wir besseren Service anbieten (saubere Wcs), einheitlicher Auftritt (mehr als nur Schürzen)

• das was gut funktioniert, weiter ausbauen (Führungen), Tag der offenen Tür 4x im Jahr verbunden mit den Jahreszeitenfesten.

  Mittelwesertourismus Angebote in die Broschüre mit Bausteinen, was man hier am Tag machen kann, dass wir besser präsentieren, was wir gut können.

• Es gab doch früher Arbeitswochen

• FocushalterIn für die Akquise, die/der ich darum kümmert und die Akquise mit einem Budget ausstatten.

• TeilnehmerInnen nutzen als Multiplikatoren und auch noch Massage und andere Angebote anbieten

• Freiwillige einladen

• Bildungsurlaube Montag – Freitag, Connections und Netzwerke nutzen

• Ratlosigkeit warum wir das nicht schaffen. Besser Übernachtungsgäste, längerfristige Angebote einwerben. Betriebe einbeziehen. Mit den Qualitäten arbeiten, die wir haben. Potenziale nutzen.

• Kennenlernangebote für SeminaranbieterInnen, die in der Woche Seminare anbieten.

• Abfragen, was wird denn gebraucht. Was bieten wir an und was wollen sie haben. Firmen mit ihren Feiern reinholen.

Akademie-Modell:

Nach der Anfangsrechnung von Caitanya bleiben von durchschnittlich 360 € die die TeilnehmerInnen bezahlen nur 65 – 70€ Rohertrag im Betrieb. Bei dem Akademie-Modell

würden65% im Betrieb bleiben, 10% stünden für Provision und Werbung zur Verfügung und 25% für die SeminarleiterInnen, wenn die/der SeminarleiterIn alle Kunden mitbringt, könnte er die Provision auch bekommen. In der Übergangszeit wäre es möglich mit den langjährigen SeminarleiterInnen extra Konditionen auszumachen.

• Hatten wir schon, aber kann auch gut sein.

• Gefällt mir gut, Arbeitsplätze schaffen, viel besser die Möglichkeiten zu nutzen, die wir haben. Die Gemeinschaft als Teil der Inspiration, die wir den SeminarteilnehmerInnen mitgeben können. Horchen, wo sind die LebensgärtnerInnen, die mitmachen werden.

• Sehr stimmig für die/den LebensgärtnerIn. Die Themen, die uns beschäftigen in die Welt bringen. Viel Zeit und Sorgfalt investieren, so dass wirr uns damit verbinden können

• Lebensgarten-Intelligenz nutzen. Rundes Konzept und regionale Abendangebote (VHS). Tolles Programm.

• Reinwachsen, wie attraktiv ist es für die bisherigen SeminarleiterInnen? Wer will dafür Akquise machen?

• Unsere Themen in die Welt bringen. Man kann sofort anfangen, probieren wie es läuft.

• Wichtig: individuelle Konditionen

• Beides nebeneinander. Gibt es ein Feld in dem wir mit guten SeminarleiterInnen zusammen arbeiten?

• Teil des Seminarbetriebs dann eine Akademie. Wichtig: Interviews mit dem LebensgärtnerInnen. Wichtig: dass wir nach Außen als Einheit dastehen. Offen weiter diskutieren.

• Das ist etwas, was man gleich anbieten kann. Akademie-Lebensgarten als Seminarleiter unter SeminarleiterInnen. Wie sehr schaffen wir es mit dem Konzept, die LebensgärtnerInnen ins Boot zu holen?

• Die, die dafür brennen, beginnen und es darf langsam wachsen.

• Leute, die sich nicht beteiligen, befragen was ihr Thema wäre.

Co-working & Co-living

Til stellt vor:

Über einen Zeitraum von 2-3 Wochen kommen 30 Fachleute zusammen, die gemeinsam an einem gesellschaftlich wichtigen Thema arbeiten. Jeden Tag wird geklärt, wie weit jede Gruppe ist und was sie noch braucht. Diese Co-working Zeit geht in eine Präsentation/Konferenz über, bei der einem erweiterten Kreis die Ergebnisse präsentiert und weitere Schritte besprochen werden. Mit diesem Konzept geht man z.B. an eine Stiftung, die sich leisten kann, ihren Schwerpunkt von Fachleuten entwickeln zu lassen.Während der ganzen vier Wochen hätten die LebensgärtnerInnen die Möglichkeit, ihre Angebote und Fähigkeiten 30 bis 100 Leuten anzubieten.

• Du musst nur wenige Leute akquirieren für eine gute Auslastung

• gute Idee, die auch noch einen Platz sucht, der gut hier im Lebensgarten sein kann.

• Wichtig die Themen des Lebensgartens zu beachten.

• Das Konzept könnte man auch an andere Gemeinschaften verkaufen

• wie viele Interessenten gibt es für so ein Konzept?

Til fällt auf, dass schnell der falsche Eindruck entsteht, dass dieser Ansatz wenig mit den Lebensgarten-Zielen zu tun hätte. Gemeinschaftliches Leben und Arbeiten ist gerade hip. Dafür institutionellen Raum zu geben sehe ich als gute Chance, die wir nicht verpassen sollten.

Nächste Schritte:

• Finanzen klären, wo sind die Fehler?

• Alles starten und sehen, wie es läuft

• Stephan, Eva-Regine und evtl. Sylke machen eine Umfrage und eine Auswertung nach Stephans Konzept

• Caitanya macht bis zum 16. Dezember ein Konzept für das Akademie-Modell

• Til macht ein Konzept für das Co-working & Co-living

• Caitanya, Til und Susanne bilden die Kerngruppe für die Weiterentwicklung und das Vorantreiben der erarbeiteten Ideen.